請求書作成サービスで業務を効率化すれば仕事はこう変わる!

2020年07月01日

あなたの会社は今、見積書・納品書・請求書・領収書など取引書類の作成を、どのように行っていますか?

・紙の請求書などに手書き?

・ExcelやWordに手入力してプリントアウト?

もし上記に当てはまるのなら、請求書発行サービス(システム)を導入することでコストカットや作業効率をアップできるかもしれません!

請求書発行サービスを導入したら…

請求書発行サービスを導入で作業を効率化する

請求書などの経理書類(取引伝票)は決まったフォーマットや手順があるため、それほど難しい作業ではないかもしれません。

ただし商談や取引先が多ければ、見積書や請求書などの作成業務に係る工数は膨れ上がっていきます。

もしこれらの業務作業をクラウドサービスやシステム導入で効率化したら、仕事のやり方はどう変わるでしょうか?

データの呼び出しで作業効率UP!

データの呼び出しで作業効率UP!

請求書発行サービス(システム)を使用する場合、自社情報・顧客情報・取引内容(適用・金額など)、よく使用する情報はデータベース化します。

データに登録してしまえば、今までは顧客情報や商品情報と照らし合わせて記入していた作業も、データを呼び出すだけでOK!

請求書発行サービス(システム)によっては、前回作成した書類をコピーして作ることも可能です。

【請求書発行サービス(システム)で得られるメリット】

・請求書などの書類作成工数削減

・基本情報(データベース化した内容)の記入ミスを減らせる

POINT!

弊社がおすすめするクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」なら、面倒な毎月の請求処理を自動化できます。

見積書から領収書までの業務内容を一元化

見積書から領収書までの業務内容を一元化

今、それぞれの書類(伝票)を確認しながら、次の書類(伝票)を作っていませんか?

請求書作成サービス(システム)なら、見積書から納品書・請求書・請求書から領収書をボタンひとつで作れる(※)ようになっています。

つまり今まで30分程度かけて作成していた書類も、ほんの5分ぐらいで作成完了できるかも!

また請求書作成サービス(システム)で書類(伝票)作成を一元化すれば、記入ミスを減らすことにもなるでしょう。

そして作成した見積書や請求書を送付するときも、取引先情報に登録されたメールアドレスや住所に請求書作成サービス(システム)から行えば、誤送信というミスも防げますね。

誤送信によって情報漏洩が起こってしまうと、信用を損ない大きな不利益になります。

このように、請求書作成サービス(システム)で見積書から領収書までの業務内容を一元化すれば作業効率があがるだけでなく、人的ミスもかなり減らせるでしょう。

※使用する請求書作成サービス(システム)によっては、対応していないかもしれません。

 クラウド請求書作成「eFica(エフィカ)」は業務の一元化に対応しています。

CHECK!

請求額の記入ミスによって、損失が発生してしまった事例を「請求書作成サービス(システム)で損害を防げたかもしれない事例」で紹介しています。

どこでも素早く請求書の発行ができる

どこでも素早く請求書の発行ができて取引がスムーズ

今までは、商談をしてから社内で見積書などを作成するというのが一般的でした。

しかしクラウド請求書作成サービスなどであれば、商談している場所での見積書作成が可能です。

「別に今まで通り社内でもいいじゃない!」

そう思われる人もいるかもしれません。

たしかに請求書や納品書、請求書は決まった取引に対して発行する書類(伝票)なので内容が変わることはほとんどないでしょう。

ですが見積書は、商談途中に相手に提示する条件なので、内容によっては「もう少し単価を…」と修正が発生するかもしれません。

もし商談の場で見積書を作って取引先に提示できたなら、何度も社内で作って確認して…という手間を省けます

※クラウド請求書作成サービスで作成された見積書は会社でも確認できるので、商談中に上司に相談(確認)というのも可能です。

請求書作成サービス(システム)で大変になることは?

請求書作成サービス(システム)で大変になること

請求書作成サービス(システム)を導入すると、作業の効率化を図れます。

だた導入するにあたり、会社にとっては負担になることもあるでしょう。

【請求書などの電子化によって、会社の負担になること】

・導入コスト

・導入時の基本情報の登録作業

ただし導入コストの問題なら、初期費用0円、月額料金も毎月25枚までの発行ならずっと無料、それ以上の発行枚数でも1,000円(※)で利用できるクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」なら解決できますね、

また基本情報の登録作業についてはまとめてするのではなく、一定期間内に少しずつ対応することで作業不安を減らせるかもしれません。

もしくは作業者の単価によっては、クラウドソーシングなどの外注を検討するのもよいでしょう。

※2020年9月末まで、「eFica(エフィカ)」のすべての機能を制限なく無料で使用できます。

パッケージソフトウェアとクラウドシステム、どっちがいいの?

パッケージソフトウェアとクラウドシステム、どっちがいいの?

私たちが普段使っているシステムは、「パッケージソフトウェア」、「クラフドシステム」、「自社運用型(オンプレミス)システム」の3種類に分類できます。

自社運用型システムは、導入費もランニングコストも高額になってしまうので、今回は導入しやすいパッケージソフトウェアとクラウドシステムを対象にしています。

以下に、パッケージソフトウェアとクラフドシステムについて簡単に紹介していますが、結論からいうとクラウドシステムのほうが導入費・ランニングコスト・使い勝手が優れていると思います。

パッケージソフトウェア

パッケージソフトウェアのメリットとデメリット

パッケージソフトウェアとは、ソフトウェア会社が販売しているソフトウェアのことです。

パッケージ型システムのメリットは、最初に購入した金額だけでソフトが使い放題になること。

一度購入してしまえば、それ以降の使用料は必要ありません。

デメリットは、複数のユーザーでシステムを共有する場合、パソコンごとにライセンスを購入する必要があること。

複数の社員がそれぞれのパソコンで使用する場合、その人数分のライセンス購入が必要になるため、導入費が高くなります。

またパッケージソフトウェアの場合、バージョンアップやサポートを受けるには別途費用が発生することがあるので、中にはクラウドシステム以上の月額費用が発生する可能性も考えられます

クラウドシステム

クラウフドシステムのメリットとデメリット

クラウドシステムとは、インターネット経由で使用できるシステムで、会員登録することによって誰でも簡単に利用できます。

クラウドシステムのメリットは、導入コストやランニングコストが安いこと。

導入費は0円というクラウドシステムもありますし、ランニングコストも数千円程度で済むのは魅力です。

またクラウドシステムは、サービス提供業者によってシステムはいつでも最新の状態なので、バージョンアップなどの手間は一切かかりません。

サポートに関しても、月額料金に含まれていることがほとんどです。

クラウドシステムのデメリットはインターネットに接続しないと使えないことです。

また中には、「大切な顧客情報とかをクラウド(インターネット上)に保存していて大丈夫なのか」と不安を感じている人もいるでしょう。

しかしクラウドシステムは、インターネットに接続することを前提にしているからこそ強固のセキュリティ対策が行われているので、ある意味パッケージソフトウェアより安心できると思います。

請求書作成サービス(システム)で損害を防げたかもしれない事例

請求書作成でトラブルになった事例

見積書・納品書・請求書・領収書など、請求書作成サービス(システム)と手書きや手入力を比較した場合、後者のほうが記入ミスのリスクが高くなります。

もちろん気づいて修正したものを再発行し、取引先がそれを了承してくれれば大きな問題になることはありません。

ただ中には、「請求書の額は入金済み。追加では払えない。」そんな企業があるようで、「請求額の算出ミスで約35万円の損失を出してしまった」という相談が、「教えて!goo」に寄せられていました。

意外にも金額記入ミスは多いようで、同じような相談をたくさん見つけられました。

請求書作成サービス(システム)なら、見積書・納品書・請求書・領収書は一元化されているので、伝票間で違う金額を記入してしまうリスクを減らせるでしょう。

eFica(エフィカ)で導入体験してみよう!

請求書を簡単作成!クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は、導入費0円ではじめられます。

無期限で毎月25枚まで無料で利用できますし、25枚以上の場合でも、毎月1,000円(1ユーザー)という同サービスでも格安の月額料金!

さらに個人情報保護法に準拠していると認められた業者であることを示す「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しているので、セキュリティ面もご安心ください。

POINT!

2020年9月末まで、無料で枚数制限なく「eFica(エフィカ)」を使用いただけます。

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まとめ

電子化導入で仕事のストレスを軽減しよう!

クラウドソーシングサービスを提供する「クラウドワークス」が行ったアンケートで、「最もやりたくない仕事は「書類対応」だ」と答えた人が14.06%にもなったそうです。

1人で100件以上の請求書作成で、その時期は、必ず残業になるから。

(引用元:「14.06%の人の最もやりたくない仕事は「書類対応」<アンケート調査結果>」(クラウドワークス))

もしクラウド請求書作成サービス(システム)で、毎月の請求書作成を自動で行えたらどうでしょう?

また自動化しないにしても、請求書1枚の作成時間を大幅に短縮できたら?

社員にとっては残業がなくなってストレスも減りますし、会社にとっては残業代というコストを大幅カットできます。

「働き方改革」で業務の効率化を求められる昨今、ぜひクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」で書類の電子化をはじめてみませんか?

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