PDFで発行された請求書は、法的に有効なの?

2020年07月02日

働き方改革や新型コロナの影響で、今の日本の業務体制は大きく変わろうとしています。

とくに見積書・発注書・納品書・請求書・領収書などの経理書類については、郵送ではなくメール送付に切り替える事業所が増えてきました。

しかし中には、「紙に押印されたものが正式な書類だ」という意見もあるようですね。

ここでは、請求書などをPDFでメール送付したときの効力についてお伝えします。

電子化された請求書(PDF)も有効です

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)は法的にも有効です

請求書などの電子化を検討している中で、「電子データのやり取りで法律的に問題はないの?」という点を不安に感じているかもしれません。

ですが、ご安心ください!電子化された請求書なども法的に有効です。

大切なのは「同一の書類に関して双方が同意していること」で、この点に問題なければ大丈夫!

もし税務調査が入ったとしても、電子データとしてきちんと保存していれば問題はありません。

見積書・請求書・納品書・領収書の電子データの保存については、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」で定められています

※「電子帳簿保存法」や「e-文書法」については、別途記事にて紹介予定です

請求書に押印する必要はありません

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)に押印されていなくても問題ありません

日本では契約書などの重要書類にはもちろんのこと、見積書・請求書・納品書・領収書などの経理書類にも押印するのが当たり前となっています。

ですが、請求書などには押印義務はなく、押印の有無によって法的に有効・無効が左右されることはありません

日本で請求書などにも押印される理由は、以下であると弊社では考えています。

・押印は日本の商習慣のひとつである

・押印することで書類を偽装されにくくする

・押印することで書類の信頼度が向上すると考えられている

・押印することで偽装したときの刑罰が重くなるので偽造抑制につながる

押印する必要はなくても、「押印していない書類は受け取れない」という企業があるのも事実。

請求書などの電子化を行うのなら、印影を書類に反映できる機能を実装しているサービス(システム)を選んだほうがよいかもしれませんね。

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は、印影の画像を使用することで押印したような請求書などを発行することが可能です。

電子印鑑はどうやって作ればいいの?

電子印鑑の作り方

請求書などの電子書類に押印したい場合は、電子印鑑の作成サービスを利用する方法と、画像編集ソフトを使って印影を作成する方法が考えられます。

電子印鑑を作成してくれるサービス

電子印鑑を作成してくれるサービス(ショップ)があるので、以下で紹介します。

サービス名 認印 法人角印
Web認印 無料
とろろこんぶシステム工房 1,000円~
MY電子印鑑 1,500円~ 7,000円
京印章シーオージェイピー 1,500円 4,500円
白舟書体 Web印章 無料

画像ソフトで印影を作成する

PhotoshopやFotophireなどの画像編集ソフトで印影を作成する方法があります。

1.白紙に押印し、スマホやスキャナーで取り込む

2.画像編集ソフトで、取り込んだ画像の背景を透明化する

3.PNGなどの形式で保存する

背景色を使用せず、そのまま取り込んだ印影を使用することも可能ですが、偽造抑制などで文字に被せることを考えると、背景を透過しておくことをおすすめします。

電子印鑑に適しているのは?認印と実印に違いはある?

認印・社印・角印・銀行印の違い

書類の内容を承認するときに押印する場合、「実印」か「認印」が使用されます。

実印と認印の違いは、実印が印鑑登録をしているのに対し、認印はどこにも登録されていない点です。

※銀行印は、一般的に金融機関に印影を届けている印鑑を指します。

実印と認印の2つの法的効力は同等なのですが、実印の管理は厳重にする傾向にあり、いっぽう認印の管理は安易になりがち。

そのため認印は盗印や偽造、トラブルになったときに誰が押印したのかを立証できずにトラブルへ発展するかもしれません。

そのようなことから重要な取引においては、認印ではなく実印(社印)を使用することが通例となっています。

そして社内文書の回覧や承認としては、認印が使用されることが多いです。

もし電子印鑑を作成しようと思っているのなら、認印と実印(社印)の両方を作成しておき、取引内容で電子印鑑を変えるのがベターと言えるでしょう。

WordやExcelの請求書はNG? PDFがいいの?

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)はWordとExcel、PDFのどれがいいの?

請求書などを電子化する場合、そのほとんどがPDFのファイルです。

しかし会社ではWord やExcelを使用することがほとんどなので、「PDFにするの面倒じゃない?」と思われたことはありませんか?

書類の電子化でPDFが一般的なのは、ズバリ「改ざんされにくい」から!

作成されたPDFは、以下のように電子署名をつけることでその書類の正当性を証明できます

電子署名をつけたPDFファイルは、書類全体が暗号化されるので第三者からの改ざんを防ぐことができるでしょう。

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)に電子署名を追加する

なお、Acrobat Reader DCは無料でダウンロード&使用が可能で、電子署名も利用できます。

メールで請求書を送付するときの注意点

請求書などの電子書類をメールで送るには、次のような点を注意する必要があります。

事前に取引先に確認しよう

見積書・請求書・納品書・領収書を電子化するときは取引先に確認しよう

請求書などの電子書類を何度もメールで送っているときは不要ですが、最初に送るときは以下を取引先に確認するようにしましょう。

・電子書類を送付することの許可

・宛先(TO、CC)

とくに今まで紙ベースでやり取りをしていた場合、確認せずに電子書類を送ってしまうと「何これ?」という話になってしまいますし、最悪なケースではウィルスメールや迷惑メールとして扱われてしまうかもしれません。

取引先を困らせない、またトラブルを予防するためにも、メールで送る2~3日前に確認しておきましょう。

改ざんされないフォーマットにしよう

見積書・請求書・納品書・領収書を電子化するときはフォーマットに注意しよう!

インターネットを探せば、見積書・納品書・請求書・領収書など、無料で使用できるテンプレートがありふれています。

しかし、ありふれたフォーマットをそのまま使用してしまうと、電子書類を改ざんされてしまうかもしれません!

請求書などの電子書類を作成するときは、少しでも改ざんされにくいフォーマットにすることをおすすめします。

・会社のロゴを入れる

・押印するときは文字にかかるようにする

※もちろん、電子署名などで改ざんされないようにするのも効果的です。

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」では、複数のフォーマットが用意されているほか、会社のロゴマークや印影を取り込むことができます。

相手に伝わりやすい件名で送ろう

見積書・請求書・納品書・領収書を電子メールで送るときは件名を工夫しよう

業務内容によっては、一日数十件のメールを処理する人もいるかもしれません。

しかし、メールソフトの受信一覧で確認できるのは、受信日時・送信者・メールタイトルなどの情報のみ。

請求書などの取引に関係するメールでいち早く確認してほしい場合は、そのことをメールタイトルに指定するのがベストです。

【件名(例)】

・請求書送付のご案内

・〇月分請求書送付のご案内

・【至急】〇月分請求書送付のご案内

POINT!

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」でメール送信すると、「XXX送付のご案内」の件名がデフォルト表示(変更可能)されます。

※XXXには、“納品書”・“請求書”・“納品書”の文字が入ります。

請求書とパスワードは別のメールで送ろう

見積書・請求書・納品書・領収書をパスワード付きで送るときの注意

請求書などの電子書類を送付するときは、セキュリティのことを考えてパスワードをかけるのがベストです。

「銀行では通帳と印鑑を一緒に保管するのはNG」とアドバイスを受けますが、電子書類とパスワードを一緒に送るということは、それと同等の行為だと思ってください。

PDFファイルそのものにパスワードをかける、圧縮したファイルにパスワードをかける、このどちらでも構いません。

請求書を添付してメールを送ったあとに、別にパスワードを記載したメールを送るようにしましょう。

eFica(エフィカ)は請求書(PDF)が簡単に作れます

eFica(エフィカ)なら見積書・請求書・納品書・領収書をボタン一つで送れる!

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」では、作成した見積書・請求書・納品書をボタンひとつで簡単にPDFにできます。

作成したPDFは、パソコンなどにダウンロードして保存できるのはもちろんのこと、ボタンひとつでメールすることもでてきてとても便利!

eFica(エフィカ)なら送付した見積書・請求書・納品書・領収書の確認も簡単!

またPDFをメールで送付すると、ステータスが自動で「請求済」となる(※)ので、送付したかが目瞭然、送付忘れの予防にお役立てください。

※初期設定では自動で「請求済」となりますが、自動ではなく手動で「請求済」に切り替えることも可能です。

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まとめ

見積書・請求書・納品書・領収書の電子化(IT化)はこれからも進んでいく!

画像内の表 引用元:「新型コロナウイルス感染拡大に伴うIT施策の実施状況」(株式会社アイ・ティ・アール

コロナウィルス(COVID-19)をきっかけに急速に進みはじめた、テレワークや業務のIT化。

それに伴い、請求書などの経理書類も電子化に切り替える企業が増えていることが、株式会社アイ・ティ・アールの調査でわかっています。

弊社では、導入費0円からはじめることができるクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」を提供しています。

請求書などの電子化をすすめたいけど、どうすればいいかわからない。

そんな悩みをお持ちなら、ぜひ「eFica(エフィカ)」をお試しください!

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