請求書など、書類の電子化によるメリット・デメリットとは?

2020年06月15日

業務の一環として、日々いろいろな書類(社内業務関係書類・人事関係書類・契約関係書類・経理関係書類)が発生します。

それが仕事とはいえ、もし書類作成を効率化ができれば、どれだけ負担が軽くなるでしょうか?

書類作成の効率化を図るには、まず書類の電子化をすすめなければなりません。

ですが書類の電子化には、メリットだけではなく、デメリットがあるのも事実。

ここでは、書類の電子化のメリットとデメリットを紹介し、「今後どうしたら会社にベストな選択ができるのか」を判断するための情報をお伝えします。

※ここでは、とくに作成機会の多い経理関係書類を例に説明させていただきます。

書類電子化のメリット

見積書や請求書など、書類を電子化するメリットは、以下のようなことが考えられます。

もし同じようなことでお悩みなら、ぜひ書類の電子化導入を検討してみてください。

1.書類作成の効率化

見積書・請求書・納品書・領収書…。こんなにもあるの?

仕事をしていると、日常的に発生するのが経理関係書類の作成です。

とくに営業や経理に携わっている人は、見積書・納品書・請求書・領収書などの作成が「仕事の大半を占めている」…ということがあるかもしれません。

また中には修正や再発行が必要となって、何度も何度も、同じような作業を繰り返すこともあるでしょう。

その作業を手書き、またはExcelなどに手入力しているとしたら、それはかなりの労力と時間が必要です。

しかし書類の電子化を導入すれば、それらの作業は軽減できるかもしれません。

・書類ごとに、自社情報の記入(入力)をする必要がない

・取引先情報の入力も、取引先の選択で自動表示されるようになる

・過去に作成した取引内容を元に、取引書類を簡単に作成できる

・見積書から請求書と納品書、請求書から領収書を作成できる

もちろん使用する請求書作成サービス(システム)で、実現できる機能は変わってきます。

しかし、間違いなく見積書・納品書・請求書・領収書などの書類作成に要する時間は短縮されるでしょう。

2.コストダウン

見積書・請求書・納品書・領収書の電子化でできるコストカット

書類が紙ベースのとき、輸送費、用紙代、インク代、プリンターレンタル料金など、さまざまなコストが発生しています。

(社)日本経済団体連合会が発表した「税務書類の電子保存に関する報告書」によると、企業がそれぞれの取引で書類を発行している場合、ペーパーレス(書類電子化)をすることで、1年間で60数%~70%のコスト削減効果が見込めるそうです。

※初年度のみ、システム導入や業務フロー変更による経費や工数が発生します。

【書類の電子化によるコストカットの一例】

現行(紙)保存コスト 約70億円
電子保存コスト概算 約40億円(うち初期コスト20億円)
コスト削減 約20億円
前提条件など
書類(文章)量 約45.5億枚(A4版)
 入力拠点数 入力拠点数1カ所
 入力コスト 10億円(初期コスト:7億円)
 伝送コスト なし
 保管コスト 20億円(初期コスト:13億円)
セキュリティ
証明コスト
10億円

引用元:(社)日本経済団体連合会が発表した「税務書類の電子保存に関する報告書

3.保管場所を取らない

見積書・請求書・納品書・領収書の保存にもコストがかかる

紙の書類であれば、ファイリングしてキャビネットに並べたり、使用頻度が低いものは段ボールに入れて倉庫で保管したりします。

いっぽう電子化された書類であれば、記憶媒体にデータを入れるだけで、保管スペースはそれほど必要になりません

保存スペースが小さくなると、コストカットにつながるのをご存じでしたか?

一般的なキャビネットの大きさは900mm×400mm。そこに人が通るための通路(800mm)を考えると、キャビネット1つを置くのに1.08平方メートルのスペースが必要です。

1坪=約3.30平方メールであることを考えると、約1/3坪を占有することになりますね。

三幸エステート株式会社が公表している東京主要5都市のオフィス相場をみると、中規模ビル(50~100坪)の賃料相場は約2万円(1坪)。

つまりキャビネットを1つ減らすだけで、約6,700円(月)のコストカットになるのです。

請求書などの書類を電子化すれば、キャビネットをいくつ減らせるのか考えてみましょう!

4.送付履歴が確認できる

見積書・請求書・納品書・領収書をメールで出すメリット

仕事をしていて、「あれ?あの書類を送ったかな?」と不安になったことはありませんか?

または郵送をほかの人に任せて、きちんと出してくれたか気になったことはありませんか?

見積書や請求書の電子文書なら、郵送ではなく、社内の自分のデスクからすぐ送ることができます

しかも送付した履歴はデータとして残るので、送付したか不安になってもすぐに確認できて安心です。

5.ケアレスミスの防止

見積書・請求書・納品書・領収書、全部書き直し…

手書きや手入力でありがちなのが、誤字・脱字・記入漏れなどのケアレスミスです。

手書きなら書き直し、ExcelやWordの場合でも打ち直しやプリントアウトが必要になるでしょう。

ですが見積書や請求書の電子化をしていて、請求書発行サービスやシステムを導入すれば、誤字・脱字・記入漏れのケアレスミスは激減できます

というのも、見積書や請求書で記入する取引会社情報・自社情報・商品(作業)内容は、データとして登録することができ、登録しておけば2回目からは選択するだけで済むからです。

こういうミスがなくなれば工数やコストの無駄が減るだけでなく、取引先に迷惑をかけたり、不快な気持ちにさせる機会を減らすことになるでしょう。

6.発着のタイムラグがない

見積書・請求書・納品書・領収書もメールなら全部すぐ発着!

見積書や請求書を郵送で送った場合、同一市内に速達で送ると届くのは翌日です。

もちろん通常ならばそれほど問題になることはありませんが、自社や取引先の都合で急いでいるときにこのタイムラグを悩ましく感じるでしょう。

しかし電子メールなら、見積書や請求書をほんの数秒で相手とやり取りができます。

7.書類の劣化・紛失を防げる

見積書・請求書・納品書・領収書、どこにいったっけ?

見積書や請求書の書類は、いくら保存に気をつけても劣化するのを止めることができません

・紙に含まれる成分、「リグニン」や「酸」が引き起こす劣化

・日焼けによる強度低下と変色

・チリやホコリによる紙の汚染

・高温多湿な気候によるカビの発生

ラミネート加工などすれば書類を長期保存できますが、ラミネート加工にコストがかかりすぎてしまいますよね?

また一度保管した書類を探そうとしても、書類の山から見つけることは困難ですし、紛失している可能性も考えられます。

しかし書類を電子化しておけば書類は劣化しませんし、検索をかけることで必要な書類をすぐ見つけることができるでしょう。

書類電子化のデメリット

これまでに見積書や請求書の、電子化のメリットについてお話してきましたが、以下のようにデメリットとなる面も持っています。

1.電子化に伴う業務フローの変更

見積書・請求書・納品書・領収書による業務フロー変更

見積書や請求書の作成を手書きやExcel、Wordで行っている企業が電子化をすすめた場合、業務フローが変更となる場合があるかもしれません。

また中には「パソコンが苦手」という人にとっては作業の効率化どころか、妨げになってしまうかも…。

もちろん、慣れてしまえば作業効率は格段にアップしますが、慣れるまでにどれぐらいの期間が必要なのかは導入前に検討する必要があるでしょう。

2.システム導入にコストがかかる

見積書・請求書・納品書・領収書の電子化導入コストはどれぐらい?

見積書や請求書などの電子化導入で、いちばん気になるのが導入コストという人も多いのではないでしょうか?

電子化導入は、大きく以下の3パターンに分けることができます。

・自社システム(オンプレミス)を導入する(導入コスト高)

・請求書発行システム(パッケージ販売)を導入する(導入コスト中)

・クラウド請求書発行サービスを導入する(導入コスト安)

パッケージ販売されている請求書発行システムや、クラウド請求書発行サービスは無料体験できるものもあるので、導入前に試してみるのもよいでしょう。

POINT!

弊社が展開しているクラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」は、無料プランが無期限で使用できます。

3.情報漏洩のリスク

見積書・請求書・納品書・領収書、セキュリティは大丈夫?

見積書や請求書を電子化した場合、心配事のひとつが「情報漏洩などのトラブルはないのか?」ということではないでしょうか。

情報漏洩は、パソコンのウイルス感染、メール誤送信、データを持ち出したときの媒体紛失、クラウドサービスからの流出などが考えられます。

しかし「メールの誤送信」は、請求書発行サービス(システム)の導入でリスク回避できるでしょう。

なぜなら先に顧客情報を登録するため、登録時に間違いがない限りはメールの誤送信は考えにくいからです。

そのほかについても、セキュリティサービスが考慮された請求書発行サービス(システム)を導入し、データの持ち出しなど社内ルールを徹底していればリスクは最小限にとどめることができます。

※紙ベースも書類の置忘れや渡し間違いなど、電子化と同じようにリスクゼロではありません。

POINT!

クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」は個人情報保護やセキュリティ対策に力をいれております。

詳しくは「書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ」をお読みください。

4.取引先が電子書類NGの場合がある

見積書・請求書・納品書・領収書、電子化はNG

中には、「見積書や請求書は郵送にてお願いします」と指定のある取引先もあるでしょう。

その場合は、取引先に合わせた対応をするしかありません。

ただこの場合はメールなどによる送付がNGというだけなので、請求書作成サービス(システム)で作成したものをプリントアウトすれば問題ありません

クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」から、郵送できる機能を実装予定です。

詳細が決まりましたら、公式サイトの「お知らせ」で通知いたします。

5.パソコンの不具合によるデータ損失

見積書・請求書・納品書・領収書、データ紛失のリスクとは?

見積書や請求書の電子化で困るのが、パソコンが動かなくなって作成した書類が見られなくなること。

つまり、書類の電子化とデータ損失のリスク管理は一緒に考えなければなりません

リスク管理としては、定期的なデータのバックアップを記憶媒体やクラウドにしておくことが挙げられます。

POINT!

クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」はデータの損失に備えて3時間ごとのバックアップなど、できる限りの対策をとっています。

詳しくは「書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ」をお読みください。

6.クラウド系はインターネット回線が必要

見積書・請求書・納品書・領収書のクラウド化はインターネット回線が必要

イントラネット上で動作する請求書発行システムや、1台のパソコンにインストールして使用する請求書発行システムならインターネット回線は必要ありません。

ですがクラウド請求書発行サービスを導入する場合は、インターネット回線が必要になります

ただ総務省が公表した「平成30年通信利用動向調査の結果」によると、企業のインターネット使用率は99.5%なので、インターネット回線の有無がデメリットになる企業は少ないでしょう。

国も書類の電子化を推奨している?

見積書・請求書・納品書・領収書のペーパーレス化

現在、帳簿や書類の電子化ついては、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の2つの法が整備されています。

企業のIT化や「働き方改革」が影響して、書類の電子化をすすめる企業が増えていますが、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」をクリアするには企業負担が大きいという声があり、2016年と2018年の2回にわたり規制緩和が行われています

この流れを見ると、国そのものが企業に書類の電子化を推奨しているように感じられますね。

今までの書類も電子化したほうがいい?

見積書・請求書・納品書・領収書、過去の書類も電子化すべき?

書類化の電子化導入を決めたとき、過去の書類も一緒に電子化したほうがよいのでしょうか?

答えは「NO!」で、電子化するのはよく見る書類に限定したほうがよいです。

なぜなら、見ない書類を電子化するメリット(※)よりもコストが高くつくからです。

※見ない書類はダンボールにまとめて保管すれば保管場所をあまりとることがありませんし、検索などの利便性も必要ありません。

書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ

クラウド見積書・請求書・納品書・領収書発行サービス「eFica(エフィカ)」

クラウド請求書作成サービスeFica(エフィカ)は、書類の電子化に役立つクラウドサービスです。

自社情報、顧客情報、商品など取引内容をデータ登録・表示できるほか、PDF発行、メール送信など、取引業務に必要な書類作成をeFica(エフィカ)ひとつで完了させることができます

しかも、請求書など書類の電子化のデメリットとなる導入コストやセキュリティ面も、eFica(エフィカ)なら大丈夫!

eFica(エフィカ)の導入コストは0円、月々の使用料金も類似サービスと比較すると格安で提供しております。

無料プラン UNLIMITEDプラン
PDF発行 25枚 制限なし
チームメンバー数 3ユーザー 制限なし
メール送信 制限なし 制限なし
データ保存 制限なし 制限なし
月額料金 0円 1ユーザー500円(※)

※無料プランは、機能制限なし、使用期限なしです。

※リリースキャンペーン価格で、キャンペーン終了後は1ユーザー1,000円です。

eFica(エフィカ)はセキュリティ面も安心

「eFica(エフィカ)」の見積書・請求書・納品書・領収書の情報漏洩をさせないセキュリティ対策

「eFica(エフィカ)」を運営・管理しているエアロソニック合同会社は、個人情報取り扱いの法的義務を履行しているなど第三者から認定を受けた「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しております。

さらにセキュリティ対策としては、今後、以下を導入して強化していきます。

・WAF(WebApplicationFirewall)

 不正侵入による情報漏えいやウェブサイト改ざんなどを防ぐファイアウォールです。

・アンチウィルスソフト

 PDFファイルなどのスキャンを行います。

eFica(エフィカ)のデータ損失対策

「eFica(エフィカ)」の見積書・請求書・納品書・領収書のデータ紛失のための対策

eFica(エフィカ)のデータ損失の対策は、以下となっております。

データベース

・3時間ごとのフルバックアップ

・週に1回、3世代分の差分バックアップ

PDF

・3時間ごとのフルバックアップ

・週に1回、3世代分の差分バックアップ

・別サーバーへのバックアップ実施

まとめ

2020年の2月からは新型コロナ(COVID-19)の影響で、取引書類の郵送から、電子文書を電子メールで送付するように切り替えている企業も増えています

「IT化」、「働き方改革」、「新型コロナ(COVID-19)」など、これからの企業の在り方を考えると、今が書類の電子化をするタイミングなのかもしれません。

また、請求書などの書類電子化は、企業としてのメリットのほかにペーパーレス化による温暖化防止(社会意義)にも貢献できそうです。

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