電子書類に捺印(押印)やサインするにはどうしたらいいの?

書類の電子化を検討されているお客様から受ける質問の中で、多いのが「見積書や請求書への押印はどうするのか」というもの。

ここでは日本ビジネスにおける印鑑の役割と、今後書類の電子化をするうえで知っておきたい電子印鑑についてお話をしたいと思います。

電子書類に捺印するにはどうしたらいいの?

電子印鑑(電子署名・デジタル署名)

通常、書類に捺印するということは、「同意しました」という意思を示すことです。

また捺印することによって、書類の改ざんや偽装をしにくくする思惑もあるかもしれません。

しかし電子書類だと「捺印する」ことができないので、本当に取引相手が作成したのか、また同意を得ることができたのかがわかりにくいのが難点です。

ここでは、電子書類でも相手に同意したことを伝えやすく、また書類の改ざんや偽装を予防するための手法をお伝えします。

POINT!

印鑑は、いくつかの種類に分類されますが、見積書や請求書などの取引関係書類に押印されるのは「認印」が一般的です。

印鑑については、このページの後半「【補足】印鑑の種類」で紹介しています。

印影の画像データを読み込む

見積書・請求書・契約書に電子印鑑を捺印する

ひとつの方法として、WordやExcelで作成した書類に印影の画像データを読み込む方法があります。

印影をスキャナで読み込んで画像データにする、またはWordやExcel、画像ソフトで作成することで実現可能です。

もちろん電子書類の見積書や請求書に使用するのも、この方法で作成した印影の画像データで問題ありません。

ここでは、WordやExcelを使用している人向けに、印影を作成する手順を紹介します。

※以下は、Office 365 ProPlus(Word)を使用しています

STEP1.図形で印影の枠を作成する

電子印鑑の外枠を作成する

メニュー[挿入]-[図形]-[楕円]を選び、印影の枠となる円を作成します。

形は円でも、楕円でもどちらでも構いません。

STEP2.枠線の色を変更する

電子印鑑の外枠を赤にする

STEP1で作成した円を選択すると、Wordの上部(青タイトル部分)の[描画ツール]が表示されます。

メニュー[描画ツール]-[図形の枠線]-[赤]を選ぶと、印影の枠が赤色になります。

STEP3.円の塗りつぶしを変更する

電子印鑑の内側を透明にする

メニュー[描画ツール]-[図形の塗りつぶし]-[塗りつぶしなし]を選ぶと、印影の枠の中が透明になるので、文字の上に重ねても大丈夫です。

これで外枠が完成しました。

STEP4.テキストボックスで名前部分を作成する

電子印鑑の名前部分を作成する

メニュー[挿入]-[図形]-[縦書きテキストボックス]を選び、その中に名前を書きます。

STEP5.テキストボックスの枠線を変更する

電子印鑑の名前の背景色を変える

STEP4で作成したテキストボックスを選択すると、Wordの上部(青タイトル部分)の[描画ツール]が表示されます。

メニュー[描画ツール]-[図形の枠線]-[枠線なし]を選ぶと、枠がなくなります。

STEP6.テキストボックスの塗りつぶしを変更する

電子印鑑の背景色を透明にする

メニュー[描画ツール]-[図形の塗りつぶし]-[塗りつぶしなし]を選ぶことで、名前のテキストボックスが透明になるので、文字の上に重ねても大丈夫です。

STEP7.名前のフォントを変更して、移動する

電子印鑑の枠と名前の位置を決める

名前のテキストボックスを印影の円内に移動します。

[名前]の部分をダブルクリックすると名前が選択された状態になるので、その状態でメニューバーしたの[フォント]、[フォントサイズ]、「フォントの色]を変更し、印影になるように位置を調整しましょう。

STEP8.印影の枠と名前をグループ化する

電子印鑑の外枠と名前をグループ化する

メニュー[描画ツール]-[選択]-[オブジェクトの選択]を選び、印影の枠線と名前のテキストボックスよりも大き目にドラッグ&ドロップします。

印影の枠線(円)と、名前のテキストボックスが選択されていることを確認してください。

電子印鑑の仕上がり確認

メニュー[描画ツール]-[レイアウト]-[グループ化]をすれば、印影の画像データの出来上がりです。

作成した印影の画像データは、コピー&ペーストで他のWordファイルやExcelファイルに貼り付けることができます。

電子署名(デジタル署名)とは

電子署名(デジタル署名)とは

「電子署名」はタッチペンによる署名やデジタル署名などをいろいろありますが、ここではデジタル署名(Degital Signature)に限定してお話させてください。

公開鍵暗号化方式によるデジタル署名は、秘密鍵と公開鍵という二つの鍵により電子書類の正当性を守ることができます。

秘密鍵とは、電子書類の発行側がもつ暗号化するための鍵です。

いっぽう公開鍵とは、電子書類の発行側が作成し受取側に送付する鍵のことで、暗号化されたものを複号化できます。

つまり、電子書類(デジタル署名)を作成した人しか公開鍵・秘密鍵を発行できないので、間違いなくその電子書類をその人が作成したことが証明

できます。

もちろんデジタル署名はコピーや改ざんはできません。

よってデジタル署名を利用することで、以下のようなトラブルを防ぐことができるでしょう。

・なりすまし

・文章の改ざん

・否認防⽌(発行先が「発行していない」と発言すること)

デジタル署名をするには、「デジタル証明書」を認証局(CA)で発行してもらう必要がありますが、今はマイクロソフトやGMOなどの多くの企業がサービスの一貫として「デジタル証明書」を発行しています。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、書類の存在を証明してくれる仕組みで、以下の2点を確認できます。

存在証明

タイムスタンプの時刻に文書が存在していることを証明

改ざん証明

タイムスタンプの時刻以降に文書が改ざんされていないことの証明

タイムスタンプは、時刻認証局(TSA)に要求することで、発行してもらいます。

このときに発行されるタイムスタンプトークン(証明書のようなもの)は、ハッシュ値と時刻情報で生成されます。

ハッシュ値は不可逆な一方向関数で生成されているので、ハッシュ値からデータを探ることはできません。

つまり、そのハッシュ値と時刻情報を組み合わせることで、文章の変更や改ざんを防ぐことができるのです。

※改ざんや変更された電子書類は、ハッシュ値が異なるため「本物でない」ことがわかります。

POINT!

タイムスタンプでは、「誰が」発行したかまでは管理されません。

タイプスタンプとデジタル署名を併用すれば、さらにセキュリティを高めることができるでしょう。

日本のビジネス書類の多くは「押印は不要」

日本の捺印習慣

実は、電子書類でも紙の書類でも、見積書や請求書など多くの取引書類において、押印は必須ではありません

押印があってもなくても、その有効性に変わりはないのです。

ではどうして、多くの取引書類に押印が必要となっているのでしょうか。

それは取引上トラブルが発生したときに、書類に押印があるのと、ないのでは大きな違いがでてくるからです。

もし取引トラブルで裁判となった場合、押印された書類は法的根拠の証拠として使用できます

民事訴訟法228条 4

私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

引用元:e-Gov 民事訴訟法(平成八年法律第百九号)

もちろん「私は押印なんかしていない」と主張されるかもしれませんが、それは「二段の推理」によって本人が押したと判断されるようです。

二段の推理

書面に押された印章は、その本人が自らの意思で押したものであり、自らの意思で押したものは「書面の内容を認めた」ことになる。

ただし電子書類の場合は、実際に捺印できません。

また陰影を画像データにして電子書類に取り込んでいるとしても、複製や偽造しやすいということを考えると、証拠にはならないと考えられます。

ですが電子書類は、デジタル署名やタイムスタンプを利用することで、「発行した本人」と「偽造や改ざんがないこと」が証明できます。

そう考えると、紙の書類よりも電子書類のほうが信頼性は高いと考えることができるのではないでしょうか。

【補足】法的に有効な電子書類

法律で電子書類が認められているのは?

ここまで、「書類を電子化しましょう!」と訴えてきましたが、実は書類の電子化が法的に認められているのはごく一部です。

ただ取引に限定した場合、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書、契約書などほとんどの書類について電子化が認められています

もし書類の電子化をこれからはじめようというのなら、まず「どの書類を電子化できるのか」を総務省のホームページで確認しておくことをおすすめします。

【補足】印鑑の種類

印鑑の種類

印鑑の種類は、大きく分類すると実印・銀行印・認印・シャチハタ印に分けることができます。

シャチハタ印はゴム印となるため、正式な書類に使用できませんが、実印を銀行印、認印と使用することは可能です。

ですが安全面を考慮すると、使用用途に合わせて印鑑を変えたほうがよいでしょう。

実印とは

実印は市町村役場で印鑑登録した印鑑のことで、15歳以上であれば1人1本まで持てます。

公的に認められているため、多くの契約や取引で使用できる印鑑です。

使用用途

大口ローン契約/不動産取引/融資/会社設立/住宅の購入/遺産相続など

銀行印とは

銀行印は通帳発行時に登録した印鑑のことで、所有数に制限はありません。

使用用途

口座開設/ローン契約/引落書類など<

認印

出番がいちばん多いのがこの「認印」です。

ビジネス書類や私生活で、捺印を求められ、とくに指定がなければ認印を押します。

使用用途

見積書や請求書などの取引関係書類、稟議書などの社内関係書類など

シャチハタ印

ゴム印ともいわれる、スタンプ型の印鑑です。

力加減で陰影が異なってしまうため、ビジネスでは荷物の受け取りで使われることがある程度で、ほとんど使用されません。

使用用途

荷物の受け取りなど

注意!

見積書や請求書を作成するとき、実際の印影をスキャナして印影を画像データにして電子書類に読み込むことがあります。

ですが印影の画像データはコピーや偽造が安易となるため、スキャナするのなら認印までに留め、実印は使用しないようにしましょう。

電子印鑑、eFica(エフィカ)ではどう対処している?

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」

弊社が提供している、クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は電子書類に捺印したように見せるため、印影の画像データを取り込んで反映させる機能を備えています。

また「セキュリティを高めたい」という声にお応えして、eFica(エフィカ)で作成した見積書・納品書・請求書はPDFでの出力が可能です

Acrobat DC、Acrobat Reader DCをお持ちなら、どなたでも出力したPDFにデジタル署名やタイムスタンプを追加できます。

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お知らせ

eFica(エフィカ)では、サービス(システム)から印影を作成する機能を実装できるように準備しています。

まとめ

今までの紙をベースとしたビジネススタイルでは、「印鑑」が信頼の担保となっていました。

しかし書類の電子化が進み、デジタル署名やタイムスタンプなどの、より信頼性の高い技術を取り入れることができるようになっています。

まだ書類の電子化を行っていないのなら、まずは無料で導入・利用できるクラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」で電子化を試してみませんか?

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2020年の2月から感染拡大した新型コロナにより、テレワークやテレビ会議を取り入れる企業が増えてきました。

そんな中で大活躍しているのは、「どこでも・どんなデバイスでも・誰とでも」情報を共有できる『クラウドサービス』です。

ただしクラウドに保存・共有できるのは電子化された書類のみ…。

そこでこのページでは、書類の電子化をするにあたり知っておきたい。「電子帳簿保存法」や「e-文書法」についてお話します。

書類で保存方法が違う?

経理関係書類・帳簿・取引関係書類で保存方法が異なります

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」を知るには、まずどのような書類があるのかを知る必要があります。

帳簿

仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳・買掛金元帳・固定資産税元帳・売上帳

※「e-文書法」対象外で、電子ファイルとして作成した原本のみデータ保存可。

取引関係書類(伝票)

契約書・注文書・見積書・請求書・納品書・領収書

※「e-文書法」対象で、原本が紙の書類をスキャンしてデータ保存可。

決算関係書類

棚卸表・貸借対照表・損益計算書

※「e-文書法」対象外で、電子ファイルとして作成した原本のみデータ保存可。

電子帳簿保存法とe-文書法とは?

電子帳簿保存法とe-文書法とは?

書類の電子化に関して法制定されたのが、1998年の「電子帳簿保存法」です。

実はこのときに保存できたのは帳簿書類のみで、それほど普及しませんでした。

2005年の法改正 2015年の法改正 2016年の法改正
電子保存申請 関係書類の電子保存申請が必要 関係書類の電子保存申請は不要
上限金額 3万円まで 上限なし
電子署名 必要 不要
ただしタイムスタンプ・入力者情報は必要
タイムスタンプ 不要 スキャンと同時に付ける 担当者が署名したのち3日以内に付ける
形態 フルカラー モノクロも可
スキャナ機器 原稿台と一体化したスキャナのみ スキャナ・デジカメ・スマホ
書類の大きさに関する情報 必要 資金や資産に直結する書類は必要 国税関係書類がA4サイズ以下の場合は必要
適正事務処理要件 なし e-文書法の要件追加

その後2005年の法改正によってスキャンすれば契約書や請求書などの取引書類も電子保存できるようになりましたが、スキャナ保存の要件(ルール)が厳しく、これまた不発で終わってしまいます。

電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等 の承認状況

国税庁「H29年度 電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」

その後、2015年と2016年の法改正で電子化の要件が緩和されたことにより、書類の電子化に取り組む企業が増えてきました。

ただ、もともとの電子化の要件が厳しかったので、「緩和されたといっても、まだ難しいんじゃないの?」と思われる人もいるかもしれませんね。

そこで次に、書類の電子化をスムーズに移行するために知っておきたい、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」のポイントを紹介します。

電子帳簿保存法とe-文書法の違いは?

電子帳簿保存法とe-文書法の違いは?

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」、本やネットを調べても違いがイマイチわからない…。

実は書類の電子化を考えたとき、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」がハードルとなっていることもありますが、知ってしまえばそれほど難しいことではありません。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の違い、それは適用される書類(文章)の適用範囲です。

電子帳簿保存法とe-文書法の適用範囲

「電子帳簿保存法」は、国税関係書類のみに適用される法律です。

いっぽう、国税関係書類だけではなく、建築図書、医療関係書類、人事関係書類、保険関係書類、証券関係書類など、「通則法」が適用される251本の法律で保存義務があるとされる書類(文章)が適用されるのが「e-文書法」です。

「電子帳簿保存法」は帳簿、決算関係書類、取引関係書類のすべてに適用されますが、「e-文書法」は取引関係書類のみに適用される、ことになります。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは?

企業は所得税法や法人税法によって、国税関係書類を確定申告書の提出期限(事業年度)の翌日から原則7年間保存する必要があります。

そうなると7年分もの国税関係書類をどう保存するかということが問題になる企業もいるでしょう。

紙なので保存状態が悪ければ劣化してしまいますし、保存場所も問題になってしまいます。

そこで国は、「きちんと電子データとして残してくれる(保存する)ならそれでいいよ」と「電子帳簿保存法」を制定したのです。

「電子帳簿保存法」で定められている保存法は以下の3通りです。

電磁的記録による保存

条件を満たした会計ソフトなどで作成された帳簿データを保存します。

スキャナ保存

見積書・請求書・領収書など、取引先より紙で受け取った書類をスキャナで電子データにして保存します。

COM(マイクロフィルム)による保存

電磁的記録による保存を電子計算機出力マイクロフィルム(COM)で保存します。

ただこちらの保存方法を利用する企業は減少しています。

e-文書法とは?

e-文書法とは?

「e-文書法」をザックリと言えば「保存義務のある書類(紙)を電子文書にして保存していいよ」という法律です。

「電子帳簿保存法」とペアで聞くことが多く、「電子帳簿保存法」の一部であるようなイメージを抱いている人もいるかもしれませんが別モノです。

POINT!

「e-文書法」が適用されるのは、契約書・見積書・請求書などの取引書類(財務・税務関係の帳票類)で、企業決算書類(損益計算書や貸借対照表)は適用されません。

ただし企業決算書類は、会計ソフトを利用するなど、最初から電子データとして作成していれば「e-文書法」の対象外となり、書類の電子化が可能です。

e-文書法の要件

要件と聞くと難しそうなイメージですが、社内ルールを整備しておけば問題ないレベルの内容です。

見読性 データを見たときに、字がつぶれているなどの読みにくい状態でないこと
完全性 電子書類を紛失させないこと、改ざんや削除もさせないこと、万が一そういう事態に陥った場合は事実確認ができる体制を整えること
機密性 アクセス権限を用いるなど、機密性を維持すること
検索性 必要なデータをすぐ取り出せるように、検索機能が有効であること

上記は経済産業省によって取り決められた内容で、文書の種類によって異なります。

国税関係書類の場合、上記にある「見読性」・「完全性」・「検索性」をクリアしておけば大丈夫です。

スキャナ保存

ここまでで、どういう書類を電子化することができるのか、どういう保存方法があるのかについて紹介してきました。

ここではもう少し詳しく、「スキャナ保存できるもの、できないもの」についてお話します。

分類 対象書類 電磁的記録による保存 スキャナ保存
帳簿 現金出収帳 会計ソフトなどで作成されたデータのみ可能 保存不可
売掛金元帳
買掛金元帳
売上帳
仕訳帳
固定資産台帳
書類
(決算関係書類)
貸借対照表
損益計算書
棚卸表
書類
(取引関係書類)
契約書 会計ソフト、請求書発行サービスなどで作成されたデータは可能 紙で受け取った書類をスキャンして保存可能
見積書
納品書
請求書
領収書
注文書

まず帳簿と決算関係書類には、以下に該当するため会計ソフトなどで作成されたデータのみを電子保存とすることしか許可されていません

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

引用元:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

スキャナ保存できるのは、取引関係書類(契約書・見積書・納品書・請求書・領収書・注文書)です。

また取引関係書類は以下の3パターンでの発行が考えられますが、スキャナ保存を許可されるのは③のみです。

①自社で発行した取引関係書類(電子データとして保存するのは可)

②自社または取引先より発行された取引関係書類(電子データとして保存するのは可)

③取引先より紙で受け取った取引関係書類(スキャナ対象保存)

スキャナの保存要件

スキャナの保存要件

スキャナ保存をするときは、「真実性の確保」と「可視性の確保」について留意しなければなりません。

真実性の確保

●入力期間の制限

受け取ってから、入力するまでの期間

●一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り

スキャナによる解像度や色

●タイムスタンプの付与

発行元や発行日が有効であることを示すタンプスタンプの付与

●読取情報の保存

解像度や書類の大きさの情報保存

●ヴァージョン管理

修正や削除を行ったときの事実内容の確認ができること

●入力者等情報の確認

国税関係書類の入力者(管理者)の情報の扱い

●適正事務処理要件

国税関係書類の受け取りからデータの入力までの事務処理について

可視性の確保

●帳簿との相互関係性の確保

電子保存された帳簿との相互関係を確認できること

●見読可能装置の備付け等

使用するスキャナやプリントの性能や備品などについて

●電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け

使用する会計ソフトの備品などについて

●検索機能の確保

日付・金額、それに関係する記録項目を範囲、複合条件で検索できること

書類の電子化について、申請手続きが必要なもの

書類の電子化で必要な申請手続き

「電子帳簿保存法」を取り入れる場合は、次の申請書類を地域の税務署長に提出して、承認を受ける必要があります。

申請期限は、導入する3カ月前になるので先に準備をしておきましょう。

国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

国税関係帳簿を、会計ソフトなどを使用して電子データで作成・保存したい場合に申請します。

国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

国税関係帳簿を電子データとして保存したい場合に申請します。

国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

取引先が作成した、または自社が作成した取引関係書類をスキャナ保存したい場合に申請します。

POINT!

上記の申請書類に添付するものは、以下のサイト(国税庁公式サイト)で確認できます。

電子帳簿保存法関係 手続き名称一覧

書類の保存は、紙と電子データの2通りでもOK

見積書・請求書・注文書・納品書・領収書の保存方法

「一度にすべての書類を電子化するのは難しい。」

電子化を検討したものの、この理由で断念してしまったことはありませんか?

実はルールを明確にできるなら、電子化するのは一部分でも大丈夫です。

例えば、「初期費用がほとんどかからないクラウド請求書作成サービスで対応できる部分のみを電子化する」というのもOK!

また「電子書類送付してくる取引先だけを電子保存対象にしたい」というのもOK!

同じ取引先なのに、同じ書類(見積書や請求書など)が紙と電子データで混合するのはNGですが、きちんと紙と電子化の線引きができていれば、それは法律で認められています。

できるところから少しずつ、電子化を取り入れて作業の効率化をしていきませんか?

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自社情報はもちろんのこと、取引先や商品もデータベース化できるので、書類作成にかかる時間は驚くほど短くなります。

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25枚を超えた場合でも、1アカウント1,000円/月という、同サービスの中でも格安でお使いいただけます。

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働き方改革や新型コロナの影響で、今の日本の業務体制は大きく変わろうとしています。

とくに見積書・発注書・納品書・請求書・領収書などの経理書類については、郵送ではなくメール送付に切り替える事業所が増えてきました。

しかし中には、「紙に押印されたものが正式な書類だ」という意見もあるようですね。

ここでは、請求書などをPDFでメール送付したときの効力についてお伝えします。

電子化された請求書(PDF)も有効です

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)は法的にも有効です

請求書などの電子化を検討している中で、「電子データのやり取りで法律的に問題はないの?」という点を不安に感じているかもしれません。

ですが、ご安心ください!電子化された請求書なども法的に有効です。

大切なのは「同一の書類に関して双方が同意していること」で、この点に問題なければ大丈夫!

もし税務調査が入ったとしても、電子データとしてきちんと保存していれば問題はありません。

見積書・請求書・納品書・領収書の電子データの保存については、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」で定められています

※「電子帳簿保存法」や「e-文書法」については、別途記事にて紹介予定です

請求書に押印する必要はありません

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)に押印されていなくても問題ありません

日本では契約書などの重要書類にはもちろんのこと、見積書・請求書・納品書・領収書などの経理書類にも押印するのが当たり前となっています。

ですが、請求書などには押印義務はなく、押印の有無によって法的に有効・無効が左右されることはありません

日本で請求書などにも押印される理由は、以下であると弊社では考えています。

・押印は日本の商習慣のひとつである

・押印することで書類を偽装されにくくする

・押印することで書類の信頼度が向上すると考えられている

・押印することで偽装したときの刑罰が重くなるので偽造抑制につながる

押印する必要はなくても、「押印していない書類は受け取れない」という企業があるのも事実。

請求書などの電子化を行うのなら、印影を書類に反映できる機能を実装しているサービス(システム)を選んだほうがよいかもしれませんね。

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は、印影の画像を使用することで押印したような請求書などを発行することが可能です。

電子印鑑はどうやって作ればいいの?

電子印鑑の作り方

請求書などの電子書類に押印したい場合は、電子印鑑の作成サービスを利用する方法と、画像編集ソフトを使って印影を作成する方法が考えられます。

電子印鑑を作成してくれるサービス

電子印鑑を作成してくれるサービス(ショップ)があるので、以下で紹介します。

サービス名 認印 法人角印
Web認印 無料
とろろこんぶシステム工房 1,000円~
MY電子印鑑 1,500円~ 7,000円
京印章シーオージェイピー 1,500円 4,500円
白舟書体 Web印章 無料

画像ソフトで印影を作成する

PhotoshopやFotophireなどの画像編集ソフトで印影を作成する方法があります。

1.白紙に押印し、スマホやスキャナーで取り込む

2.画像編集ソフトで、取り込んだ画像の背景を透明化する

3.PNGなどの形式で保存する

背景色を使用せず、そのまま取り込んだ印影を使用することも可能ですが、偽造抑制などで文字に被せることを考えると、背景を透過しておくことをおすすめします。

電子印鑑に適しているのは?認印と実印に違いはある?

認印・社印・角印・銀行印の違い

書類の内容を承認するときに押印する場合、「実印」か「認印」が使用されます。

実印と認印の違いは、実印が印鑑登録をしているのに対し、認印はどこにも登録されていない点です。

※銀行印は、一般的に金融機関に印影を届けている印鑑を指します。

実印と認印の2つの法的効力は同等なのですが、実印の管理は厳重にする傾向にあり、いっぽう認印の管理は安易になりがち。

そのため認印は盗印や偽造、トラブルになったときに誰が押印したのかを立証できずにトラブルへ発展するかもしれません。

そのようなことから重要な取引においては、認印ではなく実印(社印)を使用することが通例となっています。

そして社内文書の回覧や承認としては、認印が使用されることが多いです。

もし電子印鑑を作成しようと思っているのなら、認印と実印(社印)の両方を作成しておき、取引内容で電子印鑑を変えるのがベターと言えるでしょう。

WordやExcelの請求書はNG? PDFがいいの?

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)はWordとExcel、PDFのどれがいいの?

請求書などを電子化する場合、そのほとんどがPDFのファイルです。

しかし会社ではWord やExcelを使用することがほとんどなので、「PDFにするの面倒じゃない?」と思われたことはありませんか?

書類の電子化でPDFが一般的なのは、ズバリ「改ざんされにくい」から!

作成されたPDFは、以下のように電子署名をつけることでその書類の正当性を証明できます

電子署名をつけたPDFファイルは、書類全体が暗号化されるので第三者からの改ざんを防ぐことができるでしょう。

電子化された書類(見積書・請求書・納品書・領収書)に電子署名を追加する

なお、Acrobat Reader DCは無料でダウンロード&使用が可能で、電子署名も利用できます。

メールで請求書を送付するときの注意点

請求書などの電子書類をメールで送るには、次のような点を注意する必要があります。

事前に取引先に確認しよう

見積書・請求書・納品書・領収書を電子化するときは取引先に確認しよう

請求書などの電子書類を何度もメールで送っているときは不要ですが、最初に送るときは以下を取引先に確認するようにしましょう。

・電子書類を送付することの許可

・宛先(TO、CC)

とくに今まで紙ベースでやり取りをしていた場合、確認せずに電子書類を送ってしまうと「何これ?」という話になってしまいますし、最悪なケースではウィルスメールや迷惑メールとして扱われてしまうかもしれません。

取引先を困らせない、またトラブルを予防するためにも、メールで送る2~3日前に確認しておきましょう。

改ざんされないフォーマットにしよう

見積書・請求書・納品書・領収書を電子化するときはフォーマットに注意しよう!

インターネットを探せば、見積書・納品書・請求書・領収書など、無料で使用できるテンプレートがありふれています。

しかし、ありふれたフォーマットをそのまま使用してしまうと、電子書類を改ざんされてしまうかもしれません!

請求書などの電子書類を作成するときは、少しでも改ざんされにくいフォーマットにすることをおすすめします。

・会社のロゴを入れる

・押印するときは文字にかかるようにする

※もちろん、電子署名などで改ざんされないようにするのも効果的です。

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」では、複数のフォーマットが用意されているほか、会社のロゴマークや印影を取り込むことができます。

相手に伝わりやすい件名で送ろう

見積書・請求書・納品書・領収書を電子メールで送るときは件名を工夫しよう

業務内容によっては、一日数十件のメールを処理する人もいるかもしれません。

しかし、メールソフトの受信一覧で確認できるのは、受信日時・送信者・メールタイトルなどの情報のみ。

請求書などの取引に関係するメールでいち早く確認してほしい場合は、そのことをメールタイトルに指定するのがベストです。

【件名(例)】

・請求書送付のご案内

・〇月分請求書送付のご案内

・【至急】〇月分請求書送付のご案内

POINT!

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」でメール送信すると、「XXX送付のご案内」の件名がデフォルト表示(変更可能)されます。

※XXXには、“納品書”・“請求書”・“納品書”の文字が入ります。

請求書とパスワードは別のメールで送ろう

見積書・請求書・納品書・領収書をパスワード付きで送るときの注意

請求書などの電子書類を送付するときは、セキュリティのことを考えてパスワードをかけるのがベストです。

「銀行では通帳と印鑑を一緒に保管するのはNG」とアドバイスを受けますが、電子書類とパスワードを一緒に送るということは、それと同等の行為だと思ってください。

PDFファイルそのものにパスワードをかける、圧縮したファイルにパスワードをかける、このどちらでも構いません。

請求書を添付してメールを送ったあとに、別にパスワードを記載したメールを送るようにしましょう。

eFica(エフィカ)は請求書(PDF)が簡単に作れます

eFica(エフィカ)なら見積書・請求書・納品書・領収書をボタン一つで送れる!

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」では、作成した見積書・請求書・納品書をボタンひとつで簡単にPDFにできます。

作成したPDFは、パソコンなどにダウンロードして保存できるのはもちろんのこと、ボタンひとつでメールすることもでてきてとても便利!

eFica(エフィカ)なら送付した見積書・請求書・納品書・領収書の確認も簡単!

またPDFをメールで送付すると、ステータスが自動で「請求済」となる(※)ので、送付したかが目瞭然、送付忘れの予防にお役立てください。

※初期設定では自動で「請求済」となりますが、自動ではなく手動で「請求済」に切り替えることも可能です。

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まとめ

見積書・請求書・納品書・領収書の電子化(IT化)はこれからも進んでいく!

画像内の表 引用元:「新型コロナウイルス感染拡大に伴うIT施策の実施状況」(株式会社アイ・ティ・アール

コロナウィルス(COVID-19)をきっかけに急速に進みはじめた、テレワークや業務のIT化。

それに伴い、請求書などの経理書類も電子化に切り替える企業が増えていることが、株式会社アイ・ティ・アールの調査でわかっています。

弊社では、導入費0円からはじめることができるクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」を提供しています。

請求書などの電子化をすすめたいけど、どうすればいいかわからない。

そんな悩みをお持ちなら、ぜひ「eFica(エフィカ)」をお試しください!

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あなたの会社は今、見積書・納品書・請求書・領収書など取引書類の作成を、どのように行っていますか?

・紙の請求書などに手書き?

・ExcelやWordに手入力してプリントアウト?

もし上記に当てはまるのなら、請求書発行サービス(システム)を導入することでコストカットや作業効率をアップできるかもしれません!

請求書発行サービスを導入したら…

請求書発行サービスを導入で作業を効率化する

請求書などの経理書類(取引伝票)は決まったフォーマットや手順があるため、それほど難しい作業ではないかもしれません。

ただし商談や取引先が多ければ、見積書や請求書などの作成業務に係る工数は膨れ上がっていきます。

もしこれらの業務作業をクラウドサービスやシステム導入で効率化したら、仕事のやり方はどう変わるでしょうか?

データの呼び出しで作業効率UP!

データの呼び出しで作業効率UP!

請求書発行サービス(システム)を使用する場合、自社情報・顧客情報・取引内容(適用・金額など)、よく使用する情報はデータベース化します。

データに登録してしまえば、今までは顧客情報や商品情報と照らし合わせて記入していた作業も、データを呼び出すだけでOK!

請求書発行サービス(システム)によっては、前回作成した書類をコピーして作ることも可能です。

【請求書発行サービス(システム)で得られるメリット】

・請求書などの書類作成工数削減

・基本情報(データベース化した内容)の記入ミスを減らせる

POINT!

弊社がおすすめするクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」なら、面倒な毎月の請求処理を自動化できます。

見積書から領収書までの業務内容を一元化

見積書から領収書までの業務内容を一元化

今、それぞれの書類(伝票)を確認しながら、次の書類(伝票)を作っていませんか?

請求書作成サービス(システム)なら、見積書から納品書・請求書・請求書から領収書をボタンひとつで作れる(※)ようになっています。

つまり今まで30分程度かけて作成していた書類も、ほんの5分ぐらいで作成完了できるかも!

また請求書作成サービス(システム)で書類(伝票)作成を一元化すれば、記入ミスを減らすことにもなるでしょう。

そして作成した見積書や請求書を送付するときも、取引先情報に登録されたメールアドレスや住所に請求書作成サービス(システム)から行えば、誤送信というミスも防げますね。

誤送信によって情報漏洩が起こってしまうと、信用を損ない大きな不利益になります。

このように、請求書作成サービス(システム)で見積書から領収書までの業務内容を一元化すれば作業効率があがるだけでなく、人的ミスもかなり減らせるでしょう。

※使用する請求書作成サービス(システム)によっては、対応していないかもしれません。

 クラウド請求書作成「eFica(エフィカ)」は業務の一元化に対応しています。

CHECK!

請求額の記入ミスによって、損失が発生してしまった事例を「請求書作成サービス(システム)で損害を防げたかもしれない事例」で紹介しています。

どこでも素早く請求書の発行ができる

どこでも素早く請求書の発行ができて取引がスムーズ

今までは、商談をしてから社内で見積書などを作成するというのが一般的でした。

しかしクラウド請求書作成サービスなどであれば、商談している場所での見積書作成が可能です。

「別に今まで通り社内でもいいじゃない!」

そう思われる人もいるかもしれません。

たしかに請求書や納品書、請求書は決まった取引に対して発行する書類(伝票)なので内容が変わることはほとんどないでしょう。

ですが見積書は、商談途中に相手に提示する条件なので、内容によっては「もう少し単価を…」と修正が発生するかもしれません。

もし商談の場で見積書を作って取引先に提示できたなら、何度も社内で作って確認して…という手間を省けます

※クラウド請求書作成サービスで作成された見積書は会社でも確認できるので、商談中に上司に相談(確認)というのも可能です。

請求書作成サービス(システム)で大変になることは?

請求書作成サービス(システム)で大変になること

請求書作成サービス(システム)を導入すると、作業の効率化を図れます。

だた導入するにあたり、会社にとっては負担になることもあるでしょう。

【請求書などの電子化によって、会社の負担になること】

・導入コスト

・導入時の基本情報の登録作業

ただし導入コストの問題なら、初期費用0円、月額料金も毎月25枚までの発行ならずっと無料、それ以上の発行枚数でも1,000円(※)で利用できるクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」なら解決できますね、

また基本情報の登録作業についてはまとめてするのではなく、一定期間内に少しずつ対応することで作業不安を減らせるかもしれません。

もしくは作業者の単価によっては、クラウドソーシングなどの外注を検討するのもよいでしょう。

※2020年9月末まで、「eFica(エフィカ)」のすべての機能を制限なく無料で使用できます。

パッケージソフトウェアとクラウドシステム、どっちがいいの?

パッケージソフトウェアとクラウドシステム、どっちがいいの?

私たちが普段使っているシステムは、「パッケージソフトウェア」、「クラフドシステム」、「自社運用型(オンプレミス)システム」の3種類に分類できます。

自社運用型システムは、導入費もランニングコストも高額になってしまうので、今回は導入しやすいパッケージソフトウェアとクラウドシステムを対象にしています。

以下に、パッケージソフトウェアとクラフドシステムについて簡単に紹介していますが、結論からいうとクラウドシステムのほうが導入費・ランニングコスト・使い勝手が優れていると思います。

パッケージソフトウェア

パッケージソフトウェアのメリットとデメリット

パッケージソフトウェアとは、ソフトウェア会社が販売しているソフトウェアのことです。

パッケージ型システムのメリットは、最初に購入した金額だけでソフトが使い放題になること。

一度購入してしまえば、それ以降の使用料は必要ありません。

デメリットは、複数のユーザーでシステムを共有する場合、パソコンごとにライセンスを購入する必要があること。

複数の社員がそれぞれのパソコンで使用する場合、その人数分のライセンス購入が必要になるため、導入費が高くなります。

またパッケージソフトウェアの場合、バージョンアップやサポートを受けるには別途費用が発生することがあるので、中にはクラウドシステム以上の月額費用が発生する可能性も考えられます

クラウドシステム

クラウフドシステムのメリットとデメリット

クラウドシステムとは、インターネット経由で使用できるシステムで、会員登録することによって誰でも簡単に利用できます。

クラウドシステムのメリットは、導入コストやランニングコストが安いこと。

導入費は0円というクラウドシステムもありますし、ランニングコストも数千円程度で済むのは魅力です。

またクラウドシステムは、サービス提供業者によってシステムはいつでも最新の状態なので、バージョンアップなどの手間は一切かかりません。

サポートに関しても、月額料金に含まれていることがほとんどです。

クラウドシステムのデメリットはインターネットに接続しないと使えないことです。

また中には、「大切な顧客情報とかをクラウド(インターネット上)に保存していて大丈夫なのか」と不安を感じている人もいるでしょう。

しかしクラウドシステムは、インターネットに接続することを前提にしているからこそ強固のセキュリティ対策が行われているので、ある意味パッケージソフトウェアより安心できると思います。

請求書作成サービス(システム)で損害を防げたかもしれない事例

請求書作成でトラブルになった事例

見積書・納品書・請求書・領収書など、請求書作成サービス(システム)と手書きや手入力を比較した場合、後者のほうが記入ミスのリスクが高くなります。

もちろん気づいて修正したものを再発行し、取引先がそれを了承してくれれば大きな問題になることはありません。

ただ中には、「請求書の額は入金済み。追加では払えない。」そんな企業があるようで、「請求額の算出ミスで約35万円の損失を出してしまった」という相談が、「教えて!goo」に寄せられていました。

意外にも金額記入ミスは多いようで、同じような相談をたくさん見つけられました。

請求書作成サービス(システム)なら、見積書・納品書・請求書・領収書は一元化されているので、伝票間で違う金額を記入してしまうリスクを減らせるでしょう。

eFica(エフィカ)で導入体験してみよう!

請求書を簡単作成!クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」

クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は、導入費0円ではじめられます。

無期限で毎月25枚まで無料で利用できますし、25枚以上の場合でも、毎月1,000円(1ユーザー)という同サービスでも格安の月額料金!

さらに個人情報保護法に準拠していると認められた業者であることを示す「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しているので、セキュリティ面もご安心ください。

POINT!

2020年9月末まで、無料で枚数制限なく「eFica(エフィカ)」を使用いただけます。

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まとめ

電子化導入で仕事のストレスを軽減しよう!

クラウドソーシングサービスを提供する「クラウドワークス」が行ったアンケートで、「最もやりたくない仕事は「書類対応」だ」と答えた人が14.06%にもなったそうです。

1人で100件以上の請求書作成で、その時期は、必ず残業になるから。

(引用元:「14.06%の人の最もやりたくない仕事は「書類対応」<アンケート調査結果>」(クラウドワークス))

もしクラウド請求書作成サービス(システム)で、毎月の請求書作成を自動で行えたらどうでしょう?

また自動化しないにしても、請求書1枚の作成時間を大幅に短縮できたら?

社員にとっては残業がなくなってストレスも減りますし、会社にとっては残業代というコストを大幅カットできます。

「働き方改革」で業務の効率化を求められる昨今、ぜひクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」で書類の電子化をはじめてみませんか?

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業務の一環として、日々いろいろな書類(社内業務関係書類・人事関係書類・契約関係書類・経理関係書類)が発生します。

それが仕事とはいえ、もし書類作成を効率化ができれば、どれだけ負担が軽くなるでしょうか?

書類作成の効率化を図るには、まず書類の電子化をすすめなければなりません。

ですが書類の電子化には、メリットだけではなく、デメリットがあるのも事実。

ここでは、書類の電子化のメリットとデメリットを紹介し、「今後どうしたら会社にベストな選択ができるのか」を判断するための情報をお伝えします。

※ここでは、とくに作成機会の多い経理関係書類を例に説明させていただきます。

書類電子化のメリット

見積書や請求書など、書類を電子化するメリットは、以下のようなことが考えられます。

もし同じようなことでお悩みなら、ぜひ書類の電子化導入を検討してみてください。

1.書類作成の効率化

見積書・請求書・納品書・領収書…。こんなにもあるの?

仕事をしていると、日常的に発生するのが経理関係書類の作成です。

とくに営業や経理に携わっている人は、見積書・納品書・請求書・領収書などの作成が「仕事の大半を占めている」…ということがあるかもしれません。

また中には修正や再発行が必要となって、何度も何度も、同じような作業を繰り返すこともあるでしょう。

その作業を手書き、またはExcelなどに手入力しているとしたら、それはかなりの労力と時間が必要です。

しかし書類の電子化を導入すれば、それらの作業は軽減できるかもしれません。

・書類ごとに、自社情報の記入(入力)をする必要がない

・取引先情報の入力も、取引先の選択で自動表示されるようになる

・過去に作成した取引内容を元に、取引書類を簡単に作成できる

・見積書から請求書と納品書、請求書から領収書を作成できる

もちろん使用する請求書作成サービス(システム)で、実現できる機能は変わってきます。

しかし、間違いなく見積書・納品書・請求書・領収書などの書類作成に要する時間は短縮されるでしょう。

2.コストダウン

見積書・請求書・納品書・領収書の電子化でできるコストカット

書類が紙ベースのとき、輸送費、用紙代、インク代、プリンターレンタル料金など、さまざまなコストが発生しています。

(社)日本経済団体連合会が発表した「税務書類の電子保存に関する報告書」によると、企業がそれぞれの取引で書類を発行している場合、ペーパーレス(書類電子化)をすることで、1年間で60数%~70%のコスト削減効果が見込めるそうです。

※初年度のみ、システム導入や業務フロー変更による経費や工数が発生します。

【書類の電子化によるコストカットの一例】

現行(紙)保存コスト 約70億円
電子保存コスト概算 約40億円(うち初期コスト20億円)
コスト削減 約20億円
前提条件など
書類(文章)量 約45.5億枚(A4版)
 入力拠点数 入力拠点数1カ所
 入力コスト 10億円(初期コスト:7億円)
 伝送コスト なし
 保管コスト 20億円(初期コスト:13億円)
セキュリティ
証明コスト
10億円

引用元:(社)日本経済団体連合会が発表した「税務書類の電子保存に関する報告書

3.保管場所を取らない

見積書・請求書・納品書・領収書の保存にもコストがかかる

紙の書類であれば、ファイリングしてキャビネットに並べたり、使用頻度が低いものは段ボールに入れて倉庫で保管したりします。

いっぽう電子化された書類であれば、記憶媒体にデータを入れるだけで、保管スペースはそれほど必要になりません

保存スペースが小さくなると、コストカットにつながるのをご存じでしたか?

一般的なキャビネットの大きさは900mm×400mm。そこに人が通るための通路(800mm)を考えると、キャビネット1つを置くのに1.08平方メートルのスペースが必要です。

1坪=約3.30平方メールであることを考えると、約1/3坪を占有することになりますね。

三幸エステート株式会社が公表している東京主要5都市のオフィス相場をみると、中規模ビル(50~100坪)の賃料相場は約2万円(1坪)。

つまりキャビネットを1つ減らすだけで、約6,700円(月)のコストカットになるのです。

請求書などの書類を電子化すれば、キャビネットをいくつ減らせるのか考えてみましょう!

4.送付履歴が確認できる

見積書・請求書・納品書・領収書をメールで出すメリット

仕事をしていて、「あれ?あの書類を送ったかな?」と不安になったことはありませんか?

または郵送をほかの人に任せて、きちんと出してくれたか気になったことはありませんか?

見積書や請求書の電子文書なら、郵送ではなく、社内の自分のデスクからすぐ送ることができます

しかも送付した履歴はデータとして残るので、送付したか不安になってもすぐに確認できて安心です。

5.ケアレスミスの防止

見積書・請求書・納品書・領収書、全部書き直し…

手書きや手入力でありがちなのが、誤字・脱字・記入漏れなどのケアレスミスです。

手書きなら書き直し、ExcelやWordの場合でも打ち直しやプリントアウトが必要になるでしょう。

ですが見積書や請求書の電子化をしていて、請求書発行サービスやシステムを導入すれば、誤字・脱字・記入漏れのケアレスミスは激減できます

というのも、見積書や請求書で記入する取引会社情報・自社情報・商品(作業)内容は、データとして登録することができ、登録しておけば2回目からは選択するだけで済むからです。

こういうミスがなくなれば工数やコストの無駄が減るだけでなく、取引先に迷惑をかけたり、不快な気持ちにさせる機会を減らすことになるでしょう。

6.発着のタイムラグがない

見積書・請求書・納品書・領収書もメールなら全部すぐ発着!

見積書や請求書を郵送で送った場合、同一市内に速達で送ると届くのは翌日です。

もちろん通常ならばそれほど問題になることはありませんが、自社や取引先の都合で急いでいるときにこのタイムラグを悩ましく感じるでしょう。

しかし電子メールなら、見積書や請求書をほんの数秒で相手とやり取りができます。

7.書類の劣化・紛失を防げる

見積書・請求書・納品書・領収書、どこにいったっけ?

見積書や請求書の書類は、いくら保存に気をつけても劣化するのを止めることができません

・紙に含まれる成分、「リグニン」や「酸」が引き起こす劣化

・日焼けによる強度低下と変色

・チリやホコリによる紙の汚染

・高温多湿な気候によるカビの発生

ラミネート加工などすれば書類を長期保存できますが、ラミネート加工にコストがかかりすぎてしまいますよね?

また一度保管した書類を探そうとしても、書類の山から見つけることは困難ですし、紛失している可能性も考えられます。

しかし書類を電子化しておけば書類は劣化しませんし、検索をかけることで必要な書類をすぐ見つけることができるでしょう。

書類電子化のデメリット

これまでに見積書や請求書の、電子化のメリットについてお話してきましたが、以下のようにデメリットとなる面も持っています。

1.電子化に伴う業務フローの変更

見積書・請求書・納品書・領収書による業務フロー変更

見積書や請求書の作成を手書きやExcel、Wordで行っている企業が電子化をすすめた場合、業務フローが変更となる場合があるかもしれません。

また中には「パソコンが苦手」という人にとっては作業の効率化どころか、妨げになってしまうかも…。

もちろん、慣れてしまえば作業効率は格段にアップしますが、慣れるまでにどれぐらいの期間が必要なのかは導入前に検討する必要があるでしょう。

2.システム導入にコストがかかる

見積書・請求書・納品書・領収書の電子化導入コストはどれぐらい?

見積書や請求書などの電子化導入で、いちばん気になるのが導入コストという人も多いのではないでしょうか?

電子化導入は、大きく以下の3パターンに分けることができます。

・自社システム(オンプレミス)を導入する(導入コスト高)

・請求書発行システム(パッケージ販売)を導入する(導入コスト中)

・クラウド請求書発行サービスを導入する(導入コスト安)

パッケージ販売されている請求書発行システムや、クラウド請求書発行サービスは無料体験できるものもあるので、導入前に試してみるのもよいでしょう。

POINT!

弊社が展開しているクラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」は、無料プランが無期限で使用できます。

3.情報漏洩のリスク

見積書・請求書・納品書・領収書、セキュリティは大丈夫?

見積書や請求書を電子化した場合、心配事のひとつが「情報漏洩などのトラブルはないのか?」ということではないでしょうか。

情報漏洩は、パソコンのウイルス感染、メール誤送信、データを持ち出したときの媒体紛失、クラウドサービスからの流出などが考えられます。

しかし「メールの誤送信」は、請求書発行サービス(システム)の導入でリスク回避できるでしょう。

なぜなら先に顧客情報を登録するため、登録時に間違いがない限りはメールの誤送信は考えにくいからです。

そのほかについても、セキュリティサービスが考慮された請求書発行サービス(システム)を導入し、データの持ち出しなど社内ルールを徹底していればリスクは最小限にとどめることができます。

※紙ベースも書類の置忘れや渡し間違いなど、電子化と同じようにリスクゼロではありません。

POINT!

クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」は個人情報保護やセキュリティ対策に力をいれております。

詳しくは「書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ」をお読みください。

4.取引先が電子書類NGの場合がある

見積書・請求書・納品書・領収書、電子化はNG

中には、「見積書や請求書は郵送にてお願いします」と指定のある取引先もあるでしょう。

その場合は、取引先に合わせた対応をするしかありません。

ただこの場合はメールなどによる送付がNGというだけなので、請求書作成サービス(システム)で作成したものをプリントアウトすれば問題ありません

クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」から、郵送できる機能を実装予定です。

詳細が決まりましたら、公式サイトの「お知らせ」で通知いたします。

5.パソコンの不具合によるデータ損失

見積書・請求書・納品書・領収書、データ紛失のリスクとは?

見積書や請求書の電子化で困るのが、パソコンが動かなくなって作成した書類が見られなくなること。

つまり、書類の電子化とデータ損失のリスク管理は一緒に考えなければなりません

リスク管理としては、定期的なデータのバックアップを記憶媒体やクラウドにしておくことが挙げられます。

POINT!

クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」はデータの損失に備えて3時間ごとのバックアップなど、できる限りの対策をとっています。

詳しくは「書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ」をお読みください。

6.クラウド系はインターネット回線が必要

見積書・請求書・納品書・領収書のクラウド化はインターネット回線が必要

イントラネット上で動作する請求書発行システムや、1台のパソコンにインストールして使用する請求書発行システムならインターネット回線は必要ありません。

ですがクラウド請求書発行サービスを導入する場合は、インターネット回線が必要になります

ただ総務省が公表した「平成30年通信利用動向調査の結果」によると、企業のインターネット使用率は99.5%なので、インターネット回線の有無がデメリットになる企業は少ないでしょう。

国も書類の電子化を推奨している?

見積書・請求書・納品書・領収書のペーパーレス化

現在、帳簿や書類の電子化ついては、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の2つの法が整備されています。

企業のIT化や「働き方改革」が影響して、書類の電子化をすすめる企業が増えていますが、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」をクリアするには企業負担が大きいという声があり、2016年と2018年の2回にわたり規制緩和が行われています

この流れを見ると、国そのものが企業に書類の電子化を推奨しているように感じられますね。

今までの書類も電子化したほうがいい?

見積書・請求書・納品書・領収書、過去の書類も電子化すべき?

書類化の電子化導入を決めたとき、過去の書類も一緒に電子化したほうがよいのでしょうか?

答えは「NO!」で、電子化するのはよく見る書類に限定したほうがよいです。

なぜなら、見ない書類を電子化するメリット(※)よりもコストが高くつくからです。

※見ない書類はダンボールにまとめて保管すれば保管場所をあまりとることがありませんし、検索などの利便性も必要ありません。

書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ

クラウド見積書・請求書・納品書・領収書発行サービス「eFica(エフィカ)」

クラウド請求書作成サービスeFica(エフィカ)は、書類の電子化に役立つクラウドサービスです。

自社情報、顧客情報、商品など取引内容をデータ登録・表示できるほか、PDF発行、メール送信など、取引業務に必要な書類作成をeFica(エフィカ)ひとつで完了させることができます

しかも、請求書など書類の電子化のデメリットとなる導入コストやセキュリティ面も、eFica(エフィカ)なら大丈夫!

eFica(エフィカ)の導入コストは0円、月々の使用料金も類似サービスと比較すると格安で提供しております。

無料プラン UNLIMITEDプラン
PDF発行 25枚 制限なし
チームメンバー数 3ユーザー 制限なし
メール送信 制限なし 制限なし
データ保存 制限なし 制限なし
月額料金 0円 1ユーザー500円(※)

※無料プランは、機能制限なし、使用期限なしです。

※リリースキャンペーン価格で、キャンペーン終了後は1ユーザー1,000円です。

eFica(エフィカ)はセキュリティ面も安心

「eFica(エフィカ)」の見積書・請求書・納品書・領収書の情報漏洩をさせないセキュリティ対策

「eFica(エフィカ)」を運営・管理しているエアロソニック合同会社は、個人情報取り扱いの法的義務を履行しているなど第三者から認定を受けた「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しております。

さらにセキュリティ対策としては、今後、以下を導入して強化していきます。

・WAF(WebApplicationFirewall)

 不正侵入による情報漏えいやウェブサイト改ざんなどを防ぐファイアウォールです。

・アンチウィルスソフト

 PDFファイルなどのスキャンを行います。

eFica(エフィカ)のデータ損失対策

「eFica(エフィカ)」の見積書・請求書・納品書・領収書のデータ紛失のための対策

eFica(エフィカ)のデータ損失の対策は、以下となっております。

データベース

・3時間ごとのフルバックアップ

・週に1回、3世代分の差分バックアップ

PDF

・3時間ごとのフルバックアップ

・週に1回、3世代分の差分バックアップ

・別サーバーへのバックアップ実施

まとめ

2020年の2月からは新型コロナ(COVID-19)の影響で、取引書類の郵送から、電子文書を電子メールで送付するように切り替えている企業も増えています

「IT化」、「働き方改革」、「新型コロナ(COVID-19)」など、これからの企業の在り方を考えると、今が書類の電子化をするタイミングなのかもしれません。

また、請求書などの書類電子化は、企業としてのメリットのほかにペーパーレス化による温暖化防止(社会意義)にも貢献できそうです。

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