事業をはじめるということは、何かしらの「取引」が行われるということ。

そして取引を行う上で必要となるのが「帳票作成」です。

現在、個人事業主、フリーランスなどのスモールオフィスの方にご愛顧いただいている「eFica」。

どのような機能が利用いただけるのかをご紹介します。

もし、まだ手作業やExcelなどで帳票作成しているのなら、この記事で eFica にご興味もっていただけたら嬉しく思います。

eFicaの機能一覧

eFicaに備わっている機能一覧になります。

見積書発行	納品書発行	請求書発行	請求書繰り返し作成
各帳票複製	一括ダウンロード	PDF発行	メール送信
マスタ登録	ステータス管理	チーム管理	レポート表示
API設定

また、以下の機能は実装予定です。

郵送発行	インボイス制度対応	注文書発行	領収書発行
Excel出力	オンプレ対応	多言語対応	WAF対応

帳票作成機能

eFicaは「クラウド請求書発行サービス」ですが、請求書以外にももちろん対応しています。

作成できる帳票は、以下の通りです。

	無料プラン	有料プラン
見積書	〇	〇
発注書	×	×
注文書	開発中
請求書	〇　※繰り返し機能あり	〇　※繰り返し機能あり
納品書	〇	〇
検収書	×	×
領収書	開発中

全ての帳票に「複製」機能がついているので、以前のデータをコピーして作成することで帳票作成の作業効率がアップします。

またホームページのメンテナンス等、月極サービスを提供している場合に便利な「請求書繰り返し」の機能をご用意。

繰り返し機能を使えば、作成する手間だけではなく、請求忘れなどのミスも減らすことができます。

さらにeFicaには、以下のように一度PDF発行された帳票を一括ダウンロードする機能があります。

>

便利な発行方法

eFicaでは、現在以下の方法で作成した帳票を出力（発送）することが可能です。

一部開発中ではございますが、将来的に eFica で帳票の作成から取引先への配送（送信）まで全て完了できるようになります。

	無料プラン	有料プラン
PDF発行	毎月25枚まで	無制限
PDFをメール送信	無制限	無制限
パスワード付メール	開発中
郵送代行	開発中

マスタ登録機能

入力が面倒な自社情報、取引先情報、商品情報は、すべてデータ登録することが可能です。

マスタ登録することで、作業の効率が上がるだけでなく、記入ミスを減らすことができます。

	無料プラン	有料プラン
自社情報	〇	〇
振込先情報	〇	〇
取引先情報	〇	〇
商品情報	〇	〇

ステータス管理、チーム管理

>

発行した帳票がどのような状態にあるかを「ステータス」として管理することができるので、チーム内で簡単に情報を共有できます。

見積書のステータス
未見積	見積済
未受注	受注済

発注書のステータス
未納品	納品済
未検収	検収済

請求書のステータス
未請求	請求済
未入金	入金済

ステータスは、各帳票の一覧画面にも表示されるため、月取引の状態も一目で確認できて便利だと好評です。

なお、eFica で情報を共有できる人数は以下となります。

	無料プラン	有料プラン
ユーザー数	3人まで	無制限

レポート表示

>

eFicaには、見積書、納品書、請求書の現在の状況をダッシュボードと各種帳票の一覧画面で確認することができます。

また一覧画面の右上にはキーワード検索ができ、そこにステータス（「見積済」など）を指定することで、該当する帳票のみを抽出することが可能です。

また一覧については、CSV、XMLのファイルとしてダウンロードできます。

API設定

eFicaでは、他システムと連携できるようにAPIを用意しています。

自社システムの請求書発行機能にeFicaを使用したい等、柔軟にご利用ください。

振込先関連（bank）	add	銀行口座の新規作成
	count	銀行口座の件数取得
	list	銀行口座の一覧取得
取引先関連（client）	add	取引先の新規作成
	count	取引先の件数取得
	list	取引先の一覧取得
請求書関連（invoice）	add	請求書の新規作成
	count	請求書の件数取得
	pdf	請求書のPDF取得
	list	請求書の一覧取得
	email	請求書のPDFをメール送信
見積書関連（quote）	add	見積書の新規作成
	count	見積書の件数取得
	list	見積書の一覧取得

令和5年（2023年10月1日）より、「インボイス制度」が適用されることが決まっています。

eFicaを利用されている方にも深く関わってくる「インボイス制度」ですが、中には「インボイス制度って最近よく聞くけど、具体的にどんな制度なの？」という方も多いのではないでしょうか？

ここでは、知っておかないと損をするインボイス制度について、図を使用してできるだけわかりやすく説明していきたいと思います。

まずは納める消費税について知ろう！

現在の消費税の納税額は、上図のように「仕入税控除」が適用されていて、実際の納税額は【売上時に受け取った消費税】と【仕入時に支払った消費税】の差額です。

ただ「売上が1,000万円未満の場合は納税しなくてよい」ため、インボイス制度適用前は個人事業主（フリーランス）などの皆さんには「消費税なんて関係ない」ことだったかもしれません。

しかし、インボイス制度導入後は、そうは言っていられなくなります。

なぜなら消費税を納付している事業者からの消費税しか控除が認められなくなるからです。

インボイス制度って何なの？

>

現在、売上金が1,000万円未満の事業者は、消費税の納税が免除される免税事業者に分類されます。

インボイス制度を導入した場合、今まで免税事業者だった事業者にも消費税の納税義務が発生することになり、結果として収入が減額されることに…。

ただインボイス制度を導入するかは事業者の判断で決めることができるので、今まで通り免税事業者として活動することも可能です。

「手続きも面倒だし、収入が減るし、インボイス制度なんて導入しないよ！」

と普通はそう考えますよね？

ただインボイス制度を導入しているかは事業者自身より、取引先に大きな影響を与えることになります。

なぜならインボイス制度を導入していない免税事業者が発行した請求書は不適格請求書となり、仕入税控除の対象とならないからです。

このように、取引先からすると、インボイス制度を導入している事業者と取引したほうが得なのです。

自分はインボイス制度を導入したほうがいい？しなくていい？

自身がインボイス制度を導入したほうがよいのか、しなくてもよいのか。

その目安は売上金額や取引先との関係、業種によって異なります。

個人事業主（フリーランス）の場合、インボイス制度を導入していないばかりに受注できないことがないよう対応しておく必要がありそうです。

インボイス制度の導入って実際にどうすればいいの？

インボイス制度の導入をするには、登録を受けたい課税期間（年・事業年度）の開始前に事業所のある税務署に「消費税課税事業者選択届出書」を提出する必要があります。

税務署のほうで認可されると、正式にインボイス発行業者（課税事業者）として認められて登録番号が発行されます。

「消費税課税事業者選択届出書」は、以下の方法で届け出可能です。

また税務署に直接・郵送で提出する場合、こちらから「消費税課税事業者選択届出書」をダウンロードできます。

インボイス制度の経過措置

インボイスが施行されるのは2023年の10月1日からですが、いきなり受注先（免税事業者）の消費税が控除できなくなる…というわけではありません。

受注先が免税事業者であっても、施行後3年目までは80％の控除、4年目から6年目までは50％の控除が認められています。

その間に、取引先や自分の業種での流れを見極めて、インボイス制度を導入するか決めてもよいでしょう。

インボイス制度では請求書はこう変わる！

インボイス制度で発行される請求書は「適格請求書保存方式」として、必要な情報を記載されている必要があります。

赤字となっているところが、インボイス制度で新たに記載する必要となった項目です。

eFicaもインボイス制度に対応すべく、準備しています！

インボイス制度で経理事務の負担が増える？

インボイス制度を利用したときに危惧されるのが、経理事務が膨大になってしまうのではないかという不安です。

大きな企業で経理担当者がいればそんな心配もありませんが、そうでない場合、経理業務に時間を割くことは避けたいところ･･･。

そんな経理業務の負担を軽減する措置として、「簡易課税」という制度が用意されています。

簡易課税制度を利用するには、以下の2つの条件をクリアしなければなりませんが、それほど難易度は高くありません。

簡易課税制度には、業種別に「みなし仕入率」が用意されており、本来納税する消費税から差し引くことが可能です。

事業区分	第1種	第2種	第3種	第4種	第5種	第6種
	卸売業	小売業	製造・建設業	飲食店業	サービス業	不動産業
みなし仕入率	90%	80%	70%	60%	50%	40%
売上に係る消費税額	100万円	100万円	100万円	100万円	100万円	100万円
仕入れに係るとみなされる消費税額	90万円	80万円	70万円	60万円	50万円	40万円
	売り上げに係る消費税額　✕　みなし仕入率
納税額	10万円	20万円	30万円	40万円	50万円	60万円
	売上に係る消費税　－　仕入れに係るとみなされる消費税額

まとめ

インボイス制度。（今まで）免税事業者だったので「大増税になる…」と頭を抱えているeFicaの利用者も多いようです。

また同時に、「インボイス発行事業者になったらeFicaが使えないのでは。eFicaでも適格請求書を発行できるようにしてほしい」という声もいただいています。

当社では、インボイス制度による経理事務の負担軽減のお手伝いをできるよう、鋭意対応中です！

eFicaの請求書が「ただの請求書」から「適格請求書」に生まれ変わるのを、もうしばらくお待ちください！

この記事に興味を持たれた人は、おそらく「（無料もしくは低コストで）簡単に請求書管理を行いたい」という気持ちがあるのではないでしょうか？

そんな人に知ってもらいたいのが弊社（エアロソニック）がサービス提供している「クラウド請求書発行サービス　eFica（エフィカ）」です。

「eFica」を使えば、時間のかかる請求書の作成が簡単にできるだけでなく、その管理も簡単に行うことができます。

「eFica」を使えば請求書の管理がここまで簡単に

「eFica」は、パソコンが苦手でも操作しやすいように、必要な機能を厳選して実装しています。

データ管理	・自社情報 ・取引先情報 ・商品（サービス）情報
取引業務	・見積書作成 ・納品書作成 ・請求書作成

※現在、「eFicaで発注書管理もしたい！」というリクエスト（要望）を受けて、発注書発行機能の実装も準備しております。

ここでは、「eFica」を登録してから、実際に見積書発行→納品書発行→請求書発行と、実際の業務の流れをご説明します。

「eFica」の請求書作成まで、必要なのは6ステップ！

今回は見積書作成→納品書作成→請求書作成と一連の取引業務を「eFica」で行うことを想定して説明しています。

もちろん「eFica」は、「見積書だけ」、「納品書だけ」、「請求書だけ」でも大丈夫。

ですので、「eFicaで作成したいのは請求書だけなんだけど…」という場合も、ぜひ「eFica」をご利用ください！

以下ではすべての手順を紹介していますが、ステップ1～3以降は必要なステップのみお読みください。

ステップ1：自社情報登録

ステップ2：取引先情報登録

ステップ3：商品情報登録

ステップ4：見積書作成

ステップ5：納品書作成

ステップ6：請求書作成

ステップ1：自社情報登録

ログインするとダッシュボード画面が表示されるので、右上の［人のマーク］をクリックします。

メニューリストにある［自社情報］を選択します。

自社情報入力画面が表示されるので、必要事項を入力して、［保存］してください。

ステップ2：取引先情報登録

左メニューの［取引先▶︎新規作成］を選択します。

取引先情報入力画面が表示されるので、必要事項を入力して、［保存］してください。

原本を郵送する

チェックすることで、見積書・納品書・請求書の原本を、［取引先情報］で登録した［住所］に郵送で送付することができます。

※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。

ステップ3：商品登録

左メニューの［商品▶︎新規作成］を選択します。

商品情報入力画面が表示されるので、必要事項を入力して、［保存］してください。

仕入先	［仕入先を選択］から、取引先を選択できます。 まだ登録していない［仕入先］も、［仕入先を選択］から新規登録できます（※）。
カテゴリ	商品を分類する括りです。 設定しなくても問題ありませんが、商品数が多いとき登録することで商品一覧画面からの検索がしやすくなります。

※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。

ステップ4：見積書作成

左メニューの［見積書▶新規作成］をクリックします。

見積先	［見積先を選択］から、取引先を選択できます。 まだ登録していない［見積先］も、［見積先を選択］から新規登録できます（※）。
値引を表示	値引きを表示したい場合、チェックをONにします。
仕切を表示	仕切りを表示したい場合、チェックをONにします。
品目／品番・品名	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
数量	下部［数量設定］で小数点の桁数を指定できます。
単位	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
単価	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
商品（□アイコン）	［見積先を選択］から、取引先を選択できます。 まだ登録していない［見積先］も、［見積先選択］から新規登録できます（※）。
明細	［商品］を選択すると、その商品に対しての明細を入力できます。
チェック欄	ON：内税／OFF：外税 ※下部［税設定］よりも優先されます。
金額	［数量］×［単価］で自動計算されます。 下部［金額設定］で小数点の桁数と端数処理の方法を指定できます。
税設定	税の計算方法を指定できます。

※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。

ステップ5：納品書作成

納品書は［新規作成］することもできますが、ここでは［ステップ4：見積書作成］で作成された見積書の内容で納品書を作成する方法をご紹介します。

左メニューの［見積書▶一覧］を選択すると、見積書一覧が表示されます。

一覧の中から［納品書を作成（トラックのアイコン）］を実行してください。

請求先	［請求先を選択］から、取引先を選択できます。 まだ登録していない［請求先］も、［請求先選択］から新規登録できます（※）。
値引を表示	値引きを表示したい場合、チェックをONにします。
品目／品番・品名	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
数量	下部［数量設定］で小数点の桁数を指定できます。
単位	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
単価	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
商品（□アイコン）	［見積先を選択］から、取引先を選択できます。 まだ登録していない［見積先］も、［見積先選択］から新規登録できます（※）。
チェック欄	ON：内税／OFF：外税 ※下部［税設定］よりも優先されます。
金額	［数量］×［単価］で自動計算されます。 下部［金額設定］で小数点の桁数と端数処理の方法を指定できます。
税設定	税の計算方法を指定できます。
繰り返し設定	毎月同じ内容の請求書を発行している場合は、「eFica」で自動的に請求書を発行することができます。 ［請求書作成と同時に請求先にメール送信］のチェックをONにしておけば毎月の請求作業が不要になります。
振込先を選択	［振込先を選択］から、振込先口座情報を読み込みます。 まだ登録していない［振込先］も、［振込先を選択］から新規登録できます（※）。

※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。

ステップ6：請求書作成

請求書は［新規作成］することもできますが、ここでは［ステップ5：納品書作成］で作成された納品書の内容で請求書を作成する方法をご紹介します。

左メニューの［納品書▶一覧］を選択すると、納品書一覧が表示されます。

一覧の中から［請求書を作成（紙幣のアイコン）］を実行してください。

請求先	［請求先を選択］から、取引先を選択できます。 まだ登録していない［請求先］も、［請求先選択］から新規登録できます（※）。
値引を表示	値引きを表示したい場合、チェックをONにします。
品目／品番・品名	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
数量	下部［数量設定］で小数点の桁数を指定できます。
単位	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
単価	商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。
商品（□アイコン）	［見積先を選択］から、取引先を選択できます。 まだ登録していない［見積先］も、［見積先選択］から新規登録できます（※）。
チェック欄	ON：内税／OFF：外税 ※下部［税設定］よりも優先されます。
金額	［数量］×［単価］で自動計算されます。 ※下部［金額設定］で小数点の桁数と端数処理の方法を指定できます。
税設定	税の計算方法を指定できます。
繰り返し設定	毎月同じ内容の請求書を発行している場合は、「eFica」で自動的に請求書を発行することができます。 ［請求書作成と同時に請求先にメール送信］のチェックをONにしておけば毎月の請求作業が不要になります。
振込先を選択	［振込先を選択］から、振込先口座情報を読み込みます。 まだ登録していない［振込先］も、［振込先を選択］から新規登録できます（※）。

※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。

基本情報を選択画面で登録する方法（※）

取引先、カテゴリ、商品、振込口座などの基本情報は、［商品登録］、［取引先情報登録］だけでなく、［××を選択］からでも新規登録できます。

［仕入先の選択］を実行で表示される画面の［新規仕入先］を選択すると、取引先の情報入力画面が表示されます。

必要事項を入力して、［保存］すれば、データ登録されて書類作成画面に反映されます。

「eFica」の書類作成でできること（共通）

「eFica」は、書類作成を効率的に行えるように、すべての書類で便利な機能（画面右上のアイコン）をご用意しています。

	PDF発行	選択された書類のPDFファイルで出力します。
	メール送信	選択された書類のPDFファイルを作成し、取引先情報で登録されたメールアドレスへ送付します。
	納品書を作成	［見積書作成］にのみ表示されます。 選択された見積書データを基に、納品書を作成します。
	請求書を作成	［見積書作成］［納品書作成］にのみ表示されます。 選択されたデータを基に、請求書を作成します。
	複製	選択されたデータを基に、同種類の書類を作成します。
	削除	選択されている書類のデータを削除します。
	××書一覧	作成された書類の一覧を表示します。

これらの機能は、書類作成の手間を省くだけでなく、人的ミスを軽減してくれるでしょう。

「eFica」が選ばれる理由

「eFica」は、請求書作成の負担軽減を第一に考えて開発をすすめてきました。

充実した機能で作業を効率化

詳細にまでこだわった見やすい画面レイアウトや、初心者でもわかりやすいシンプルな操作性が、ユーザーの作業負担を軽減します。

また類似した取引のときは登録したデータを呼び出ししてコピーができるので、いちいち記入する必要がなく作業効率もアップするでしょう。

毎月の決まった取引については、決まった日にちに自動で請求書を発行する繰り返し処理を利用することで請求書作成作業そのものを省くことも可能です。

さらに登録された内容は自動でグラフ出力できるので、請求書の月間把握も視覚的に確認できます。

カスタマーサポートも充実

「eFica」はお客様のことを第一に考え、より使いやすいサービスを提供したいと考えています。

もし「eFica」でお困りのことがあれば、解決できるよう万全のサポート体制を整えているので、いつでもお問い合わせください。

またお客様の声も取り入れてよりよいサービスを提供すべく、「eFicaでこんなことができればいいな」と感じた機能等ありましたらあれば、ぜひお問い合わせください。

実際に発注書発行対応・多言語対応・オンプレ対応など、「あったら便利」という要望にお応えして、これらの機能は実装準備を進めています。

セキュリティ対策

「eFica」を開発・提供している弊社（エアロソニック）は、「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しており、お客様の情報を守るべくしっかりとセキュリティ対策を行っています。

サービスはSSL化した環境で提供しているので、情報は全て暗号化されており、第三者によって傍受・改ざんされることはありません。

そのほかにも、ウイルス感染を確認するウィルススキャンや、サイバー攻撃から保護するWAFの導入も検討しています。

「eFica」の導入手順

「eFica」は、メールアドレスがあればたったの2ステップではじめることができます。

ステップ1：アカウント作成

「eFica（エフィカ）」の公式ページにある「まずは無料でお試し」ボタンをクリックしてください。

利用規約等を確認後、［名前］、［メールアドレス］、［パスワード］を入力してから、［アカウント作成をする］を実行すれば登録完了です。

ステップ2：ログイン

アカウント作成で入力したメールアドレス宛に、「eFica」からメールが届くので、送られてきたメールに記載されているリンクをクリックしてください。

ログイン画面へ遷移するので、アカウント作成した［メールアドレス］と［パスワード］を入力したら「eFica」が利用できるようになります。

導入事例

請求書から納品までの取引に関する書類作成を簡単に行えるほか、取引データの管理も簡単に行える「eFica」。

「eFica」は、導入費0円、機能制限なしで毎月25枚までは運用コスト0円、期間無期限でご利用いただけます。

その甲斐あって、「eFica」は現在、多くのフリーランス（個人事業主）の方を中心に、ご利用いただいております。

「eFica」がフリーランスの方々に選ばれる理由！

• 導入コストが0円ではじめることができる。

• 請求から納品まで、取引に必要な手続きを「eFica（エフィカ）」だけで管理できる。

• クラウドサービスなので、どこにいてもすぐに確認できる。

• 機能制限なし、無期限で毎月25枚まで無料で利用できる。

• シンプルな画面・操作性で経理業務に詳しくなくても利用しやすい。

「eFica」はこれからも進化します！今後の実装予定

「eFica」はお客様の要望より、以下の機能について実装準備を進めています。

またお客様より要望のあった機能についても、随時精査させていただいており、今後も便利に使っていただけるよう「eFica」を進化させていきたいと考えております。

簡単に使える請求書発行サービスを探しているなら、ぜひ一度「eFica」をお試しください！

書類の電子化を検討されているお客様から受ける質問の中で、多いのが「見積書や請求書への押印はどうするのか」というもの。

ここでは日本ビジネスにおける印鑑の役割と、今後書類の電子化をするうえで知っておきたい電子印鑑についてお話をしたいと思います。

電子書類に捺印するにはどうしたらいいの？

通常、書類に捺印するということは、「同意しました」という意思を示すことです。

また捺印することによって、書類の改ざんや偽装をしにくくする思惑もあるかもしれません。

しかし電子書類だと「捺印する」ことができないので、本当に取引相手が作成したのか、また同意を得ることができたのかがわかりにくいのが難点です。

ここでは、電子書類でも相手に同意したことを伝えやすく、また書類の改ざんや偽装を予防するための手法をお伝えします。

印影の画像データを読み込む

ひとつの方法として、WordやExcelで作成した書類に印影の画像データを読み込む方法があります。

印影をスキャナで読み込んで画像データにする、またはWordやExcel、画像ソフトで作成することで実現可能です。

もちろん電子書類の見積書や請求書に使用するのも、この方法で作成した印影の画像データで問題ありません。

ここでは、WordやExcelを使用している人向けに、印影を作成する手順を紹介します。

※以下は、Office 365 ProPlus（Word）を使用しています。

STEP1．図形で印影の枠を作成する

メニュー［挿入］－［図形］－［楕円］を選び、印影の枠となる円を作成します。

形は円でも、楕円でもどちらでも構いません。

STEP2．枠線の色を変更する

STEP1で作成した円を選択すると、Wordの上部（青タイトル部分）の［描画ツール］が表示されます。

メニュー［描画ツール］－［図形の枠線］－［赤］を選ぶと、印影の枠が赤色になります。

STEP3．円の塗りつぶしを変更する

メニュー［描画ツール］－［図形の塗りつぶし］－［塗りつぶしなし］を選ぶと、印影の枠の中が透明になるので、文字の上に重ねても大丈夫です。

これで外枠が完成しました。

STEP4．テキストボックスで名前部分を作成する

メニュー［挿入］－［図形］－［縦書きテキストボックス］を選び、その中に名前を書きます。

STEP5．テキストボックスの枠線を変更する

STEP4で作成したテキストボックスを選択すると、Wordの上部（青タイトル部分）の［描画ツール］が表示されます。

メニュー［描画ツール］－［図形の枠線］－［枠線なし］を選ぶと、枠がなくなります。

STEP6．テキストボックスの塗りつぶしを変更する

メニュー［描画ツール］－［図形の塗りつぶし］－［塗りつぶしなし］を選ぶことで、名前のテキストボックスが透明になるので、文字の上に重ねても大丈夫です。

STEP7．名前のフォントを変更して、移動する

名前のテキストボックスを印影の円内に移動します。

［名前］の部分をダブルクリックすると名前が選択された状態になるので、その状態でメニューバーしたの［フォント］、［フォントサイズ］、「フォントの色］を変更し、印影になるように位置を調整しましょう。

STEP8．印影の枠と名前をグループ化する

メニュー［描画ツール］－［選択］－［オブジェクトの選択］を選び、印影の枠線と名前のテキストボックスよりも大き目にドラッグ＆ドロップします。

印影の枠線（円）と、名前のテキストボックスが選択されていることを確認してください。

メニュー［描画ツール］－［レイアウト］－［グループ化］をすれば、印影の画像データの出来上がりです。

作成した印影の画像データは、コピー＆ペーストで他のWordファイルやExcelファイルに貼り付けることができます。

電子署名（デジタル署名）とは

「電子署名」はタッチペンによる署名やデジタル署名などをいろいろありますが、ここではデジタル署名（Degital Signature）に限定してお話させてください。

公開鍵暗号化方式によるデジタル署名は、秘密鍵と公開鍵という二つの鍵により電子書類の正当性を守ることができます。

秘密鍵とは、電子書類の発行側がもつ暗号化するための鍵です。

いっぽう公開鍵とは、電子書類の発行側が作成し受取側に送付する鍵のことで、暗号化されたものを複号化できます。

つまり、電子書類（デジタル署名）を作成した人しか公開鍵・秘密鍵を発行できないので、間違いなくその電子書類をその人が作成したことが証明

できます。

もちろんデジタル署名はコピーや改ざんはできません。

よってデジタル署名を利用することで、以下のようなトラブルを防ぐことができるでしょう。

デジタル署名をするには、「デジタル証明書」を認証局（CA）で発行してもらう必要がありますが、今はマイクロソフトやGMOなどの多くの企業がサービスの一貫として「デジタル証明書」を発行しています。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、書類の存在を証明してくれる仕組みで、以下の2点を確認できます。

タイムスタンプは、時刻認証局（TSA）に要求することで、発行してもらいます。

このときに発行されるタイムスタンプトークン（証明書のようなもの）は、ハッシュ値と時刻情報で生成されます。

ハッシュ値は不可逆な一方向関数で生成されているので、ハッシュ値からデータを探ることはできません。

つまり、そのハッシュ値と時刻情報を組み合わせることで、文章の変更や改ざんを防ぐことができるのです。

※改ざんや変更された電子書類は、ハッシュ値が異なるため「本物でない」ことがわかります。

日本のビジネス書類の多くは「押印は不要」

実は、電子書類でも紙の書類でも、見積書や請求書など多くの取引書類において、押印は必須ではありません。

押印があってもなくても、その有効性に変わりはないのです。

ではどうして、多くの取引書類に押印が必要となっているのでしょうか。

それは取引上トラブルが発生したときに、書類に押印があるのと、ないのでは大きな違いがでてくるからです。

もし取引トラブルで裁判となった場合、押印された書類は法的根拠の証拠として使用できます。

民事訴訟法228条　4

私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

引用元：e-Gov 民事訴訟法（平成八年法律第百九号）

もちろん「私は押印なんかしていない」と主張されるかもしれませんが、それは「二段の推理」によって本人が押したと判断されるようです。

ただし電子書類の場合は、実際に捺印できません。

また陰影を画像データにして電子書類に取り込んでいるとしても、複製や偽造しやすいということを考えると、証拠にはならないと考えられます。

ですが電子書類は、デジタル署名やタイムスタンプを利用することで、「発行した本人」と「偽造や改ざんがないこと」が証明できます。

そう考えると、紙の書類よりも電子書類のほうが信頼性は高いと考えることができるのではないでしょうか。

【補足】法的に有効な電子書類

ここまで、「書類を電子化しましょう！」と訴えてきましたが、実は書類の電子化が法的に認められているのはごく一部です。

ただ取引に限定した場合、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書、契約書などほとんどの書類について電子化が認められています。

もし書類の電子化をこれからはじめようというのなら、まず「どの書類を電子化できるのか」を総務省のホームページで確認しておくことをおすすめします。

【補足】印鑑の種類

印鑑の種類は、大きく分類すると実印・銀行印・認印・シャチハタ印に分けることができます。

シャチハタ印はゴム印となるため、正式な書類に使用できませんが、実印を銀行印、認印と使用することは可能です。

ですが安全面を考慮すると、使用用途に合わせて印鑑を変えたほうがよいでしょう。

実印とは

実印は市町村役場で印鑑登録した印鑑のことで、15歳以上であれば1人1本まで持てます。

公的に認められているため、多くの契約や取引で使用できる印鑑です。

使用用途

大口ローン契約／不動産取引／融資／会社設立／住宅の購入／遺産相続など

銀行印とは

銀行印は通帳発行時に登録した印鑑のことで、所有数に制限はありません。

使用用途

口座開設／ローン契約／引落書類など<

認印

出番がいちばん多いのがこの「認印」です。

ビジネス書類や私生活で、捺印を求められ、とくに指定がなければ認印を押します。

使用用途

見積書や請求書などの取引関係書類、稟議書などの社内関係書類など

シャチハタ印

ゴム印ともいわれる、スタンプ型の印鑑です。

力加減で陰影が異なってしまうため、ビジネスでは荷物の受け取りで使われることがある程度で、ほとんど使用されません。

使用用途

荷物の受け取りなど

電子印鑑、eFica（エフィカ）ではどう対処している？

弊社が提供している、クラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」は電子書類に捺印したように見せるため、印影の画像データを取り込んで反映させる機能を備えています。

また「セキュリティを高めたい」という声にお応えして、eFica（エフィカ）で作成した見積書・納品書・請求書はPDFでの出力が可能です。

Acrobat DC、Acrobat Reader DCをお持ちなら、どなたでも出力したPDFにデジタル署名やタイムスタンプを追加できます。

まとめ

今までの紙をベースとしたビジネススタイルでは、「印鑑」が信頼の担保となっていました。

しかし書類の電子化が進み、デジタル署名やタイムスタンプなどの、より信頼性の高い技術を取り入れることができるようになっています。

まだ書類の電子化を行っていないのなら、まずは無料で導入・利用できるクラウド請求書発行サービス「eFica（エフィカ）」で電子化を試してみませんか？

2020年の2月から感染拡大した新型コロナにより、テレワークやテレビ会議を取り入れる企業が増えてきました。

そんな中で大活躍しているのは、「どこでも・どんなデバイスでも・誰とでも」情報を共有できる『クラウドサービス』です。

ただしクラウドに保存・共有できるのは電子化された書類のみ…。

そこでこのページでは、書類の電子化をするにあたり知っておきたい。「電子帳簿保存法」や「e-文書法」についてお話します。

書類で保存方法が違う？

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」を知るには、まずどのような書類があるのかを知る必要があります。

帳簿

仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳・買掛金元帳・固定資産税元帳・売上帳

※「e-文書法」対象外で、電子ファイルとして作成した原本のみデータ保存可。

取引関係書類（伝票）

契約書・注文書・見積書・請求書・納品書・領収書

※「e-文書法」対象で、原本が紙の書類をスキャンしてデータ保存可。

決算関係書類

棚卸表・貸借対照表・損益計算書

※「e-文書法」対象外で、電子ファイルとして作成した原本のみデータ保存可。

電子帳簿保存法とe-文書法とは？

書類の電子化に関して法制定されたのが、1998年の「電子帳簿保存法」です。

実はこのときに保存できたのは帳簿書類のみで、それほど普及しませんでした。

	2005年の法改正	2015年の法改正	2016年の法改正
電子保存申請	関係書類の電子保存申請が必要	関係書類の電子保存申請は不要
上限金額	3万円まで	上限なし
電子署名	必要	不要 ただしタイムスタンプ・入力者情報は必要
タイムスタンプ	不要	スキャンと同時に付ける	担当者が署名したのち3日以内に付ける
形態	フルカラー	モノクロも可
スキャナ機器	原稿台と一体化したスキャナのみ		スキャナ・デジカメ・スマホ
書類の大きさに関する情報	必要	資金や資産に直結する書類は必要	国税関係書類がA4サイズ以下の場合は必要
適正事務処理要件	なし	e-文書法の要件追加

その後2005年の法改正によってスキャンすれば契約書や請求書などの取引書類も電子保存できるようになりましたが、スキャナ保存の要件（ルール）が厳しく、これまた不発で終わってしまいます。

国税庁「H29年度 電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」

その後、2015年と2016年の法改正で電子化の要件が緩和されたことにより、書類の電子化に取り組む企業が増えてきました。

ただ、もともとの電子化の要件が厳しかったので、「緩和されたといっても、まだ難しいんじゃないの？」と思われる人もいるかもしれませんね。

そこで次に、書類の電子化をスムーズに移行するために知っておきたい、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」のポイントを紹介します。

電子帳簿保存法とe-文書法の違いは？

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」、本やネットを調べても違いがイマイチわからない…。

実は書類の電子化を考えたとき、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」がハードルとなっていることもありますが、知ってしまえばそれほど難しいことではありません。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の違い、それは適用される書類（文章）の適用範囲です。

「電子帳簿保存法」は、国税関係書類のみに適用される法律です。

いっぽう、国税関係書類だけではなく、建築図書、医療関係書類、人事関係書類、保険関係書類、証券関係書類など、「通則法」が適用される251本の法律で保存義務があるとされる書類（文章）が適用されるのが「e-文書法」です。

「電子帳簿保存法」は帳簿、決算関係書類、取引関係書類のすべてに適用されますが、「e-文書法」は取引関係書類のみに適用される、ことになります。

電子帳簿保存法とは？

企業は所得税法や法人税法によって、国税関係書類を確定申告書の提出期限（事業年度）の翌日から原則7年間保存する必要があります。

そうなると7年分もの国税関係書類をどう保存するかということが問題になる企業もいるでしょう。

紙なので保存状態が悪ければ劣化してしまいますし、保存場所も問題になってしまいます。

そこで国は、「きちんと電子データとして残してくれる（保存する）ならそれでいいよ」と「電子帳簿保存法」を制定したのです。

「電子帳簿保存法」で定められている保存法は以下の3通りです。

e-文書法とは？

「e-文書法」をザックリと言えば「保存義務のある書類（紙）を電子文書にして保存していいよ」という法律です。

「電子帳簿保存法」とペアで聞くことが多く、「電子帳簿保存法」の一部であるようなイメージを抱いている人もいるかもしれませんが別モノです。

e-文書法の要件

要件と聞くと難しそうなイメージですが、社内ルールを整備しておけば問題ないレベルの内容です。

見読性	データを見たときに、字がつぶれているなどの読みにくい状態でないこと
完全性	電子書類を紛失させないこと、改ざんや削除もさせないこと、万が一そういう事態に陥った場合は事実確認ができる体制を整えること
機密性	アクセス権限を用いるなど、機密性を維持すること
検索性	必要なデータをすぐ取り出せるように、検索機能が有効であること

上記は経済産業省によって取り決められた内容で、文書の種類によって異なります。

国税関係書類の場合、上記にある「見読性」・「完全性」・「検索性」をクリアしておけば大丈夫です。

スキャナ保存

ここまでで、どういう書類を電子化することができるのか、どういう保存方法があるのかについて紹介してきました。

ここではもう少し詳しく、「スキャナ保存できるもの、できないもの」についてお話します。

分類	対象書類	電磁的記録による保存	スキャナ保存
帳簿	現金出収帳	会計ソフトなどで作成されたデータのみ可能	保存不可
	売掛金元帳
	買掛金元帳
	売上帳
	仕訳帳
	固定資産台帳
書類 （決算関係書類）	貸借対照表
	損益計算書
	棚卸表
書類 （取引関係書類）	契約書	会計ソフト、請求書発行サービスなどで作成されたデータは可能	紙で受け取った書類をスキャンして保存可能
	見積書
	納品書
	請求書
	領収書
	注文書

まず帳簿と決算関係書類には、以下に該当するため会計ソフトなどで作成されたデータのみを電子保存とすることしか許可されていません。

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

引用元：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

スキャナ保存できるのは、取引関係書類（契約書・見積書・納品書・請求書・領収書・注文書）です。

また取引関係書類は以下の3パターンでの発行が考えられますが、スキャナ保存を許可されるのは③のみです。

スキャナの保存要件

スキャナ保存をするときは、「真実性の確保」と「可視性の確保」について留意しなければなりません。

真実性の確保

●入力期間の制限

受け取ってから、入力するまでの期間

●一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り

スキャナによる解像度や色

●タイムスタンプの付与

発行元や発行日が有効であることを示すタンプスタンプの付与

●読取情報の保存

解像度や書類の大きさの情報保存

●ヴァージョン管理

修正や削除を行ったときの事実内容の確認ができること

●入力者等情報の確認

国税関係書類の入力者（管理者）の情報の扱い

●適正事務処理要件

国税関係書類の受け取りからデータの入力までの事務処理について

可視性の確保

●帳簿との相互関係性の確保

電子保存された帳簿との相互関係を確認できること

●見読可能装置の備付け等

使用するスキャナやプリントの性能や備品などについて

●電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け

使用する会計ソフトの備品などについて

●検索機能の確保

日付・金額、それに関係する記録項目を範囲、複合条件で検索できること

書類の電子化について、申請手続きが必要なもの

「電子帳簿保存法」を取り入れる場合は、次の申請書類を地域の税務署長に提出して、承認を受ける必要があります。

申請期限は、導入する3カ月前になるので先に準備をしておきましょう。

国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

国税関係帳簿を、会計ソフトなどを使用して電子データで作成・保存したい場合に申請します。

国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

国税関係帳簿を電子データとして保存したい場合に申請します。

国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

取引先が作成した、または自社が作成した取引関係書類をスキャナ保存したい場合に申請します。

書類の保存は、紙と電子データの2通りでもOK

「一度にすべての書類を電子化するのは難しい。」

電子化を検討したものの、この理由で断念してしまったことはありませんか？

実はルールを明確にできるなら、電子化するのは一部分でも大丈夫です。

例えば、「初期費用がほとんどかからないクラウド請求書作成サービスで対応できる部分のみを電子化する」というのもOK！

また「電子書類送付してくる取引先だけを電子保存対象にしたい」というのもOK！

同じ取引先なのに、同じ書類（見積書や請求書など）が紙と電子データで混合するのはNGですが、きちんと紙と電子化の線引きができていれば、それは法律で認められています。

できるところから少しずつ、電子化を取り入れて作業の効率化をしていきませんか？

eFica（エフィカ）でできること

会社内の電子化のお手伝いを、ぜひクラウド請求書発行「eFica（エフィカ）」にさせてください！

eFica（エフィカ）では、見積書・請求書・納品書の作成を簡単に行うことができます！

自社情報はもちろんのこと、取引先や商品もデータベース化できるので、書類作成にかかる時間は驚くほど短くなります。

リピート機能も付いているので、毎月大変だった請求書発行の負担とストレスからも決別！

そんなeFica（エフィカ）の導入費は0円、毎月の使用料も25枚まで無料です。

25枚を超えた場合でも、1アカウント1,000円／月という、同サービスの中でも格安でお使いいただけます。

働き方改革や新型コロナの影響で、今の日本の業務体制は大きく変わろうとしています。

とくに見積書・発注書・納品書・請求書・領収書などの経理書類については、郵送ではなくメール送付に切り替える事業所が増えてきました。

しかし中には、「紙に押印されたものが正式な書類だ」という意見もあるようですね。

ここでは、請求書などをPDFでメール送付したときの効力についてお伝えします。

電子化された請求書（PDF）も有効です

請求書などの電子化を検討している中で、「電子データのやり取りで法律的に問題はないの？」という点を不安に感じているかもしれません。

ですが、ご安心ください！電子化された請求書なども法的に有効です。

大切なのは「同一の書類に関して双方が同意していること」で、この点に問題なければ大丈夫！

もし税務調査が入ったとしても、電子データとしてきちんと保存していれば問題はありません。

見積書・請求書・納品書・領収書の電子データの保存については、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」で定められています。

※「電子帳簿保存法」や「e-文書法」については、別途記事にて紹介予定です。

請求書に押印する必要はありません

日本では契約書などの重要書類にはもちろんのこと、見積書・請求書・納品書・領収書などの経理書類にも押印するのが当たり前となっています。

ですが、請求書などには押印義務はなく、押印の有無によって法的に有効・無効が左右されることはありません。

日本で請求書などにも押印される理由は、以下であると弊社では考えています。

押印する必要はなくても、「押印していない書類は受け取れない」という企業があるのも事実。

請求書などの電子化を行うのなら、印影を書類に反映できる機能を実装しているサービス（システム）を選んだほうがよいかもしれませんね。

クラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」は、印影の画像を使用することで押印したような請求書などを発行することが可能です。

電子印鑑はどうやって作ればいいの？

請求書などの電子書類に押印したい場合は、電子印鑑の作成サービスを利用する方法と、画像編集ソフトを使って印影を作成する方法が考えられます。

電子印鑑を作成してくれるサービス

電子印鑑を作成してくれるサービス（ショップ）があるので、以下で紹介します。

サービス名	認印	法人角印
Web認印	無料	－
とろろこんぶシステム工房	1,000円～	－
MY電子印鑑	1,500円～	7,000円
京印章シーオージェイピー	1,500円	4,500円
白舟書体 Web印章	無料	－

画像ソフトで印影を作成する

PhotoshopやFotophireなどの画像編集ソフトで印影を作成する方法があります。

背景色を使用せず、そのまま取り込んだ印影を使用することも可能ですが、偽造抑制などで文字に被せることを考えると、背景を透過しておくことをおすすめします。

電子印鑑に適しているのは？認印と実印に違いはある？

書類の内容を承認するときに押印する場合、「実印」か「認印」が使用されます。

実印と認印の違いは、実印が印鑑登録をしているのに対し、認印はどこにも登録されていない点です。

※銀行印は、一般的に金融機関に印影を届けている印鑑を指します。

実印と認印の2つの法的効力は同等なのですが、実印の管理は厳重にする傾向にあり、いっぽう認印の管理は安易になりがち。

そのため認印は盗印や偽造、トラブルになったときに誰が押印したのかを立証できずにトラブルへ発展するかもしれません。

そのようなことから重要な取引においては、認印ではなく実印（社印）を使用することが通例となっています。

そして社内文書の回覧や承認としては、認印が使用されることが多いです。

もし電子印鑑を作成しようと思っているのなら、認印と実印（社印）の両方を作成しておき、取引内容で電子印鑑を変えるのがベターと言えるでしょう。

WordやExcelの請求書はNG？ PDFがいいの？

請求書などを電子化する場合、そのほとんどがPDFのファイルです。

しかし会社ではWord やExcelを使用することがほとんどなので、「PDFにするの面倒じゃない？」と思われたことはありませんか？

書類の電子化でPDFが一般的なのは、ズバリ「改ざんされにくい」から！

作成されたPDFは、以下のように電子署名をつけることでその書類の正当性を証明できます。

電子署名をつけたPDFファイルは、書類全体が暗号化されるので第三者からの改ざんを防ぐことができるでしょう。

なお、Acrobat Reader DCは無料でダウンロード＆使用が可能で、電子署名も利用できます。

メールで請求書を送付するときの注意点

請求書などの電子書類をメールで送るには、次のような点を注意する必要があります。

事前に取引先に確認しよう

請求書などの電子書類を何度もメールで送っているときは不要ですが、最初に送るときは以下を取引先に確認するようにしましょう。

・電子書類を送付することの許可

・宛先（TO、CC）

とくに今まで紙ベースでやり取りをしていた場合、確認せずに電子書類を送ってしまうと「何これ？」という話になってしまいますし、最悪なケースではウィルスメールや迷惑メールとして扱われてしまうかもしれません。

取引先を困らせない、またトラブルを予防するためにも、メールで送る2～3日前に確認しておきましょう。

改ざんされないフォーマットにしよう

インターネットを探せば、見積書・納品書・請求書・領収書など、無料で使用できるテンプレートがありふれています。

しかし、ありふれたフォーマットをそのまま使用してしまうと、電子書類を改ざんされてしまうかもしれません！

請求書などの電子書類を作成するときは、少しでも改ざんされにくいフォーマットにすることをおすすめします。

・会社のロゴを入れる

・押印するときは文字にかかるようにする

※もちろん、電子署名などで改ざんされないようにするのも効果的です。

クラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」では、複数のフォーマットが用意されているほか、会社のロゴマークや印影を取り込むことができます。

相手に伝わりやすい件名で送ろう

業務内容によっては、一日数十件のメールを処理する人もいるかもしれません。

しかし、メールソフトの受信一覧で確認できるのは、受信日時・送信者・メールタイトルなどの情報のみ。

請求書などの取引に関係するメールでいち早く確認してほしい場合は、そのことをメールタイトルに指定するのがベストです。

請求書とパスワードは別のメールで送ろう

請求書などの電子書類を送付するときは、セキュリティのことを考えてパスワードをかけるのがベストです。

「銀行では通帳と印鑑を一緒に保管するのはNG」とアドバイスを受けますが、電子書類とパスワードを一緒に送るということは、それと同等の行為だと思ってください。

PDFファイルそのものにパスワードをかける、圧縮したファイルにパスワードをかける、このどちらでも構いません。

請求書を添付してメールを送ったあとに、別にパスワードを記載したメールを送るようにしましょう。

eFica（エフィカ）は請求書（PDF）が簡単に作れます

クラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」では、作成した見積書・請求書・納品書をボタンひとつで簡単にPDFにできます。

作成したPDFは、パソコンなどにダウンロードして保存できるのはもちろんのこと、ボタンひとつでメールすることもでてきてとても便利！

またPDFをメールで送付すると、ステータスが自動で「請求済」となる（※）ので、送付したかが目瞭然、送付忘れの予防にお役立てください。

※初期設定では自動で「請求済」となりますが、自動ではなく手動で「請求済」に切り替えることも可能です。

まとめ

画像内の表　引用元：「新型コロナウイルス感染拡大に伴うIT施策の実施状況」（株式会社アイ・ティ・アール）

コロナウィルス（COVID-19）をきっかけに急速に進みはじめた、テレワークや業務のIT化。

それに伴い、請求書などの経理書類も電子化に切り替える企業が増えていることが、株式会社アイ・ティ・アールの調査でわかっています。

弊社では、導入費0円からはじめることができるクラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」を提供しています。

請求書などの電子化をすすめたいけど、どうすればいいかわからない。

そんな悩みをお持ちなら、ぜひ「eFica（エフィカ）」をお試しください！

あなたの会社は今、見積書・納品書・請求書・領収書など取引書類の作成を、どのように行っていますか？

・紙の請求書などに手書き？

・ExcelやWordに手入力してプリントアウト？

もし上記に当てはまるのなら、請求書発行サービス（システム）を導入することでコストカットや作業効率をアップできるかもしれません！

請求書発行サービスを導入したら…

請求書などの経理書類（取引伝票）は決まったフォーマットや手順があるため、それほど難しい作業ではないかもしれません。

ただし商談や取引先が多ければ、見積書や請求書などの作成業務に係る工数は膨れ上がっていきます。

もしこれらの業務作業をクラウドサービスやシステム導入で効率化したら、仕事のやり方はどう変わるでしょうか？

データの呼び出しで作業効率UP！

請求書発行サービス（システム）を使用する場合、自社情報・顧客情報・取引内容（適用・金額など）、よく使用する情報はデータベース化します。

データに登録してしまえば、今までは顧客情報や商品情報と照らし合わせて記入していた作業も、データを呼び出すだけでOK！

請求書発行サービス（システム）によっては、前回作成した書類をコピーして作ることも可能です。

見積書から領収書までの業務内容を一元化

今、それぞれの書類（伝票）を確認しながら、次の書類（伝票）を作っていませんか？

請求書作成サービス（システム）なら、見積書から納品書・請求書・請求書から領収書をボタンひとつで作れる（※）ようになっています。

つまり今まで30分程度かけて作成していた書類も、ほんの5分ぐらいで作成完了できるかも！

また請求書作成サービス（システム）で書類（伝票）作成を一元化すれば、記入ミスを減らすことにもなるでしょう。

そして作成した見積書や請求書を送付するときも、取引先情報に登録されたメールアドレスや住所に請求書作成サービス（システム）から行えば、誤送信というミスも防げますね。

誤送信によって情報漏洩が起こってしまうと、信用を損ない大きな不利益になります。

このように、請求書作成サービス（システム）で見積書から領収書までの業務内容を一元化すれば作業効率があがるだけでなく、人的ミスもかなり減らせるでしょう。

※使用する請求書作成サービス（システム）によっては、対応していないかもしれません。

　クラウド請求書作成「eFica（エフィカ）」は業務の一元化に対応しています。

どこでも素早く請求書の発行ができる

今までは、商談をしてから社内で見積書などを作成するというのが一般的でした。

しかしクラウド請求書作成サービスなどであれば、商談している場所での見積書作成が可能です。

「別に今まで通り社内でもいいじゃない！」

そう思われる人もいるかもしれません。

たしかに請求書や納品書、請求書は決まった取引に対して発行する書類（伝票）なので内容が変わることはほとんどないでしょう。

ですが見積書は、商談途中に相手に提示する条件なので、内容によっては「もう少し単価を…」と修正が発生するかもしれません。

もし商談の場で見積書を作って取引先に提示できたなら、何度も社内で作って確認して…という手間を省けます。

※クラウド請求書作成サービスで作成された見積書は会社でも確認できるので、商談中に上司に相談（確認）というのも可能です。

請求書作成サービス（システム）で大変になることは？

請求書作成サービス（システム）を導入すると、作業の効率化を図れます。

だた導入するにあたり、会社にとっては負担になることもあるでしょう。

ただし導入コストの問題なら、初期費用0円、月額料金も毎月25枚までの発行ならずっと無料、それ以上の発行枚数でも1,000円（※）で利用できるクラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」なら解決できますね、

また基本情報の登録作業についてはまとめてするのではなく、一定期間内に少しずつ対応することで作業不安を減らせるかもしれません。

もしくは作業者の単価によっては、クラウドソーシングなどの外注を検討するのもよいでしょう。

※2020年9月末まで、「eFica（エフィカ）」のすべての機能を制限なく無料で使用できます。

パッケージソフトウェアとクラウドシステム、どっちがいいの？

私たちが普段使っているシステムは、「パッケージソフトウェア」、「クラフドシステム」、「自社運用型（オンプレミス）システム」の3種類に分類できます。

自社運用型システムは、導入費もランニングコストも高額になってしまうので、今回は導入しやすいパッケージソフトウェアとクラウドシステムを対象にしています。

以下に、パッケージソフトウェアとクラフドシステムについて簡単に紹介していますが、結論からいうとクラウドシステムのほうが導入費・ランニングコスト・使い勝手が優れていると思います。

パッケージソフトウェア

パッケージソフトウェアとは、ソフトウェア会社が販売しているソフトウェアのことです。

パッケージ型システムのメリットは、最初に購入した金額だけでソフトが使い放題になること。

一度購入してしまえば、それ以降の使用料は必要ありません。

デメリットは、複数のユーザーでシステムを共有する場合、パソコンごとにライセンスを購入する必要があること。

複数の社員がそれぞれのパソコンで使用する場合、その人数分のライセンス購入が必要になるため、導入費が高くなります。

またパッケージソフトウェアの場合、バージョンアップやサポートを受けるには別途費用が発生することがあるので、中にはクラウドシステム以上の月額費用が発生する可能性も考えられます。

クラウドシステム

クラウドシステムとは、インターネット経由で使用できるシステムで、会員登録することによって誰でも簡単に利用できます。

クラウドシステムのメリットは、導入コストやランニングコストが安いこと。

導入費は0円というクラウドシステムもありますし、ランニングコストも数千円程度で済むのは魅力です。

またクラウドシステムは、サービス提供業者によってシステムはいつでも最新の状態なので、バージョンアップなどの手間は一切かかりません。

サポートに関しても、月額料金に含まれていることがほとんどです。

クラウドシステムのデメリットはインターネットに接続しないと使えないことです。

また中には、「大切な顧客情報とかをクラウド（インターネット上）に保存していて大丈夫なのか」と不安を感じている人もいるでしょう。

しかしクラウドシステムは、インターネットに接続することを前提にしているからこそ強固のセキュリティ対策が行われているので、ある意味パッケージソフトウェアより安心できると思います。

請求書作成サービス（システム）で損害を防げたかもしれない事例

見積書・納品書・請求書・領収書など、請求書作成サービス（システム）と手書きや手入力を比較した場合、後者のほうが記入ミスのリスクが高くなります。

もちろん気づいて修正したものを再発行し、取引先がそれを了承してくれれば大きな問題になることはありません。

ただ中には、「請求書の額は入金済み。追加では払えない。」そんな企業があるようで、「請求額の算出ミスで約35万円の損失を出してしまった」という相談が、「教えて！goo」に寄せられていました。

意外にも金額記入ミスは多いようで、同じような相談をたくさん見つけられました。

請求書作成サービス（システム）なら、見積書・納品書・請求書・領収書は一元化されているので、伝票間で違う金額を記入してしまうリスクを減らせるでしょう。

eFica（エフィカ）で導入体験してみよう！

クラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」は、導入費0円ではじめられます。

無期限で毎月25枚まで無料で利用できますし、25枚以上の場合でも、毎月1,000円（1ユーザー）という同サービスでも格安の月額料金！

さらに個人情報保護法に準拠していると認められた業者であることを示す「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しているので、セキュリティ面もご安心ください。

まとめ

クラウドソーシングサービスを提供する「クラウドワークス」が行ったアンケートで、「最もやりたくない仕事は「書類対応」だ」と答えた人が14.06％にもなったそうです。

1人で100件以上の請求書作成で、その時期は、必ず残業になるから。

（引用元：「14.06%の人の最もやりたくない仕事は「書類対応」＜アンケート調査結果＞」（クラウドワークス））

もしクラウド請求書作成サービス（システム）で、毎月の請求書作成を自動で行えたらどうでしょう？

また自動化しないにしても、請求書1枚の作成時間を大幅に短縮できたら？

社員にとっては残業がなくなってストレスも減りますし、会社にとっては残業代というコストを大幅カットできます。

「働き方改革」で業務の効率化を求められる昨今、ぜひクラウド請求書作成サービス「eFica（エフィカ）」で書類の電子化をはじめてみませんか？

業務の一環として、日々いろいろな書類（社内業務関係書類・人事関係書類・契約関係書類・経理関係書類）が発生します。

それが仕事とはいえ、もし書類作成を効率化ができれば、どれだけ負担が軽くなるでしょうか？

書類作成の効率化を図るには、まず書類の電子化をすすめなければなりません。

ですが書類の電子化には、メリットだけではなく、デメリットがあるのも事実。

ここでは、書類の電子化のメリットとデメリットを紹介し、「今後どうしたら会社にベストな選択ができるのか」を判断するための情報をお伝えします。

※ここでは、とくに作成機会の多い経理関係書類を例に説明させていただきます。

書類電子化のメリット

見積書や請求書など、書類を電子化するメリットは、以下のようなことが考えられます。

もし同じようなことでお悩みなら、ぜひ書類の電子化導入を検討してみてください。

1．書類作成の効率化

仕事をしていると、日常的に発生するのが経理関係書類の作成です。

とくに営業や経理に携わっている人は、見積書・納品書・請求書・領収書などの作成が「仕事の大半を占めている」…ということがあるかもしれません。

また中には修正や再発行が必要となって、何度も何度も、同じような作業を繰り返すこともあるでしょう。

その作業を手書き、またはExcelなどに手入力しているとしたら、それはかなりの労力と時間が必要です。

しかし書類の電子化を導入すれば、それらの作業は軽減できるかもしれません。

・書類ごとに、自社情報の記入（入力）をする必要がない

・取引先情報の入力も、取引先の選択で自動表示されるようになる

・過去に作成した取引内容を元に、取引書類を簡単に作成できる

・見積書から請求書と納品書、請求書から領収書を作成できる

もちろん使用する請求書作成サービス（システム）で、実現できる機能は変わってきます。

しかし、間違いなく見積書・納品書・請求書・領収書などの書類作成に要する時間は短縮されるでしょう。

2．コストダウン

書類が紙ベースのとき、輸送費、用紙代、インク代、プリンターレンタル料金など、さまざまなコストが発生しています。

（社）日本経済団体連合会が発表した「税務書類の電子保存に関する報告書」によると、企業がそれぞれの取引で書類を発行している場合、ペーパーレス（書類電子化）をすることで、1年間で60数％～70％のコスト削減効果が見込めるそうです。

※初年度のみ、システム導入や業務フロー変更による経費や工数が発生します。

【書類の電子化によるコストカットの一例】

現行（紙）保存コスト	約70億円
電子保存コスト概算	約40億円（うち初期コスト20億円）
コスト削減	約20億円
前提条件など
書類（文章）量	約45.5億枚（A4版）
入力拠点数	入力拠点数1カ所
入力コスト	10億円（初期コスト：7億円）
伝送コスト	なし
保管コスト	20億円（初期コスト：13億円）
セキュリティ 証明コスト	10億円

引用元：（社）日本経済団体連合会が発表した「税務書類の電子保存に関する報告書」

3．保管場所を取らない

紙の書類であれば、ファイリングしてキャビネットに並べたり、使用頻度が低いものは段ボールに入れて倉庫で保管したりします。

いっぽう電子化された書類であれば、記憶媒体にデータを入れるだけで、保管スペースはそれほど必要になりません。

保存スペースが小さくなると、コストカットにつながるのをご存じでしたか？

一般的なキャビネットの大きさは900mm×400mm。そこに人が通るための通路（800mm）を考えると、キャビネット1つを置くのに1.08平方メートルのスペースが必要です。

1坪＝約3.30平方メールであることを考えると、約1／3坪を占有することになりますね。

三幸エステート株式会社が公表している東京主要5都市のオフィス相場をみると、中規模ビル（50～100坪）の賃料相場は約2万円（1坪）。

つまりキャビネットを1つ減らすだけで、約6,700円（月）のコストカットになるのです。

請求書などの書類を電子化すれば、キャビネットをいくつ減らせるのか考えてみましょう！

4．送付履歴が確認できる

仕事をしていて、「あれ？あの書類を送ったかな？」と不安になったことはありませんか？

または郵送をほかの人に任せて、きちんと出してくれたか気になったことはありませんか？

見積書や請求書の電子文書なら、郵送ではなく、社内の自分のデスクからすぐ送ることができます。

しかも送付した履歴はデータとして残るので、送付したか不安になってもすぐに確認できて安心です。

5．ケアレスミスの防止

手書きや手入力でありがちなのが、誤字・脱字・記入漏れなどのケアレスミスです。

手書きなら書き直し、ExcelやWordの場合でも打ち直しやプリントアウトが必要になるでしょう。

ですが見積書や請求書の電子化をしていて、請求書発行サービスやシステムを導入すれば、誤字・脱字・記入漏れのケアレスミスは激減できます。

というのも、見積書や請求書で記入する取引会社情報・自社情報・商品（作業）内容は、データとして登録することができ、登録しておけば2回目からは選択するだけで済むからです。

こういうミスがなくなれば工数やコストの無駄が減るだけでなく、取引先に迷惑をかけたり、不快な気持ちにさせる機会を減らすことになるでしょう。

6．発着のタイムラグがない

見積書や請求書を郵送で送った場合、同一市内に速達で送ると届くのは翌日です。

もちろん通常ならばそれほど問題になることはありませんが、自社や取引先の都合で急いでいるときにこのタイムラグを悩ましく感じるでしょう。

しかし電子メールなら、見積書や請求書をほんの数秒で相手とやり取りができます。

7．書類の劣化・紛失を防げる

見積書や請求書の書類は、いくら保存に気をつけても劣化するのを止めることができません。

・紙に含まれる成分、「リグニン」や「酸」が引き起こす劣化

・日焼けによる強度低下と変色

・チリやホコリによる紙の汚染

・高温多湿な気候によるカビの発生

ラミネート加工などすれば書類を長期保存できますが、ラミネート加工にコストがかかりすぎてしまいますよね？

また一度保管した書類を探そうとしても、書類の山から見つけることは困難ですし、紛失している可能性も考えられます。

しかし書類を電子化しておけば書類は劣化しませんし、検索をかけることで必要な書類をすぐ見つけることができるでしょう。

書類電子化のデメリット

これまでに見積書や請求書の、電子化のメリットについてお話してきましたが、以下のようにデメリットとなる面も持っています。

1．電子化に伴う業務フローの変更

見積書や請求書の作成を手書きやExcel、Wordで行っている企業が電子化をすすめた場合、業務フローが変更となる場合があるかもしれません。

また中には「パソコンが苦手」という人にとっては作業の効率化どころか、妨げになってしまうかも…。

もちろん、慣れてしまえば作業効率は格段にアップしますが、慣れるまでにどれぐらいの期間が必要なのかは導入前に検討する必要があるでしょう。

2．システム導入にコストがかかる

見積書や請求書などの電子化導入で、いちばん気になるのが導入コストという人も多いのではないでしょうか？

電子化導入は、大きく以下の3パターンに分けることができます。

・自社システム（オンプレミス）を導入する（導入コスト高）

・請求書発行システム（パッケージ販売）を導入する（導入コスト中）

・クラウド請求書発行サービスを導入する（導入コスト安）

パッケージ販売されている請求書発行システムや、クラウド請求書発行サービスは無料体験できるものもあるので、導入前に試してみるのもよいでしょう。

3．情報漏洩のリスク

見積書や請求書を電子化した場合、心配事のひとつが「情報漏洩などのトラブルはないのか？」ということではないでしょうか。

情報漏洩は、パソコンのウイルス感染、メール誤送信、データを持ち出したときの媒体紛失、クラウドサービスからの流出などが考えられます。

しかし「メールの誤送信」は、請求書発行サービス（システム）の導入でリスク回避できるでしょう。

なぜなら先に顧客情報を登録するため、登録時に間違いがない限りはメールの誤送信は考えにくいからです。

そのほかについても、セキュリティサービスが考慮された請求書発行サービス（システム）を導入し、データの持ち出しなど社内ルールを徹底していればリスクは最小限にとどめることができます。

※紙ベースも書類の置忘れや渡し間違いなど、電子化と同じようにリスクゼロではありません。

4．取引先が電子書類NGの場合がある

中には、「見積書や請求書は郵送にてお願いします」と指定のある取引先もあるでしょう。

その場合は、取引先に合わせた対応をするしかありません。

ただこの場合はメールなどによる送付がNGというだけなので、請求書作成サービス（システム）で作成したものをプリントアウトすれば問題ありません。

クラウド請求書発行サービス「eFica（エフィカ）」から、郵送できる機能を実装予定です。

詳細が決まりましたら、公式サイトの「お知らせ」で通知いたします。

5．パソコンの不具合によるデータ損失

見積書や請求書の電子化で困るのが、パソコンが動かなくなって作成した書類が見られなくなること。

つまり、書類の電子化とデータ損失のリスク管理は一緒に考えなければなりません。

リスク管理としては、定期的なデータのバックアップを記憶媒体やクラウドにしておくことが挙げられます。

6．クラウド系はインターネット回線が必要

イントラネット上で動作する請求書発行システムや、1台のパソコンにインストールして使用する請求書発行システムならインターネット回線は必要ありません。

ですがクラウド請求書発行サービスを導入する場合は、インターネット回線が必要になります。

ただ総務省が公表した「平成30年通信利用動向調査の結果」によると、企業のインターネット使用率は99.5％なので、インターネット回線の有無がデメリットになる企業は少ないでしょう。

国も書類の電子化を推奨している？

現在、帳簿や書類の電子化ついては、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の2つの法が整備されています。

企業のＩＴ化や「働き方改革」が影響して、書類の電子化をすすめる企業が増えていますが、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」をクリアするには企業負担が大きいという声があり、2016年と2018年の2回にわたり規制緩和が行われています。

この流れを見ると、国そのものが企業に書類の電子化を推奨しているように感じられますね。

今までの書類も電子化したほうがいい？

書類化の電子化導入を決めたとき、過去の書類も一緒に電子化したほうがよいのでしょうか？

答えは「ＮＯ！」で、電子化するのはよく見る書類に限定したほうがよいです。

なぜなら、見ない書類を電子化するメリット（※）よりもコストが高くつくからです。

※見ない書類はダンボールにまとめて保管すれば保管場所をあまりとることがありませんし、検索などの利便性も必要ありません。

書類の電子化はeFica（エフィカ）がおすすめ

クラウド請求書作成サービスeFica（エフィカ）は、書類の電子化に役立つクラウドサービスです。

自社情報、顧客情報、商品など取引内容をデータ登録・表示できるほか、PDF発行、メール送信など、取引業務に必要な書類作成をeFica（エフィカ）ひとつで完了させることができます。

しかも、請求書など書類の電子化のデメリットとなる導入コストやセキュリティ面も、eFica（エフィカ）なら大丈夫！

eFica（エフィカ）の導入コストは0円、月々の使用料金も類似サービスと比較すると格安で提供しております。

	無料プラン	UNLIMITEDプラン
PDF発行	25枚	制限なし
チームメンバー数	3ユーザー	制限なし
メール送信	制限なし	制限なし
データ保存	制限なし	制限なし
月額料金	0円	1ユーザー500円（※）

※無料プランは、機能制限なし、使用期限なしです。

※リリースキャンペーン価格で、キャンペーン終了後は1ユーザー1,000円です。

eFica（エフィカ）はセキュリティ面も安心

「eFica（エフィカ）」を運営・管理しているエアロソニック合同会社は、個人情報取り扱いの法的義務を履行しているなど第三者から認定を受けた「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しております。

さらにセキュリティ対策としては、今後、以下を導入して強化していきます。

・WAF（WebApplicationFirewall）

　不正侵入による情報漏えいやウェブサイト改ざんなどを防ぐファイアウォールです。

・アンチウィルスソフト

　PDFファイルなどのスキャンを行います。

eFica（エフィカ）のデータ損失対策

eFica（エフィカ）のデータ損失の対策は、以下となっております。

まとめ

2020年の2月からは新型コロナ（COVID-19）の影響で、取引書類の郵送から、電子文書を電子メールで送付するように切り替えている企業も増えています。

「IT化」、「働き方改革」、「新型コロナ（COVID-19）」など、これからの企業の在り方を考えると、今が書類の電子化をするタイミングなのかもしれません。

また、請求書などの書類電子化は、企業としてのメリットのほかにペーパーレス化による温暖化防止（社会意義）にも貢献できそうです。